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    • André Jorge

      APPEL A CONTRIBUTION   07/08/2017

      Bonjour. La dernière mise à jour du site a nécessité plusieurs heures de travail et, même s'il y a encore quelques bugs à régler, c'est avec plaisir que nous vous proposons cette nouvelle version d'EDP. L' existence et l'évolution du site EDP ne reposent pas que sur le travail (bénévole) de l'administrateur et des modérateurs, mais aussi sur la participation des membres du site. Si vous appréciez le site EDP, il importe que vous nous aidiez à le faire vivre, en participant aux échanges et en proposant du contenu à destination des autres membres dans les différentes rubriques : -Participez aux sujets de discussion dans les forums : Vous pouvez participer aux discussions, poster de nouveaux sujets, et enrichir les échanges de vos contributions, tout en veillant à respecter l'organisation et le fonctionnement du site. -Publiez dans l'espace de téléchargements : Les fiches, documents que vous réalisez peuvent être publiées dans les différentes rubriques de l'espace de téléchargements et pourront ainsi être facilement retrouvées. -Publiez des liens dans l'annuaire : Les liens que vous trouverez utiles peuvent être regroupés dans l'annuaire. Pendant ces dernières vacances, l'annuaire a fait l'objet d'une réorganisation et de mises jour qui l'ont rendu plus attractif et efficace. -Publiez des articles dans le module Pages : Vous pouvez publier des articles concernant l'école, le CRPE, l'éducation, dans la rubriques Pages. Cette rubrique a également fait l'objet d'une réorganisation et un nouveau menu a été créé pour faciliter la navigation. -Publiez des photographies, des vidéos, dans la galerie : La galerie a également été réorganisée. Les photographies des réalisations de vos élèves peuvent y être publiés.   Et sur les réseaux sociaux ? EDP se doit d'être présent sur les réseaux sociaux. Nous avons donc un espace : sur Facebook : https://www.facebook.com/Enseignants-du-primaire-158258504749259/. sur Twitter : https://twitter.com/ensduprim. Pour nous aider, vous pouvez vous abonner ou nous suivre sur les réseaux sociaux et partager nos publications.   Merci de votre soutien.
    • André Jorge

      ORTHOGRAPHE ET PUBLICATION SUR EDP   09/09/2017

      EDP est un site consacré au monde de l'enseignement, de l'instruction et de l'éducation. Veillez donc à toujours : écrire un français correct et compréhensible par tous, relire vos messages et corriger vos éventuelles fautes d'orthographe, avant de publier. Par ailleurs, vous êtes tenu de : ne pas abuser de MAJUSCULES, de textes illisibles tant par la taille que la couleur, de répétitions exagérées de caractères et/ou de mots, ainsi que des images et smilies. ne pas abuser des abréviations. bannir les styles "télégraphiques", "texto" ou "chat" (c, fo, po, bcp, pr, dc, ds,...) qui ne sont pas autorisés sur le forum ! Enfin, n'oubliez pas les accents, les apostrophes, les majuscules, qui ne sont pas optionnels ! Merci de votre compréhension.
baila33

Organisation et classement des documents

Messages recommandés

baila33

Bonjour à tous

 

Je voudrais connaître votre organisation concernant la direction pour le classement des papiers j'ai récupéré la direction et tout est rangé dans des classeurs à thème par exemple classeur RASED classeur sortie classeur sécurité classeur mairie je vous avoue que ce n'est pas très satisfaisant au niveau rangement alors je voudrais connaître votre organisation comment classer les documents.

 

Merci pour votre réponse

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mivette28

Le classement c'est très personnel , que reproches tu les classeurs, le classement par thèmes ? 

Moi , j'ai un classement dans l'ordi par thèmes : sécurité, conseils d,écoles, conseils de maîtres, factures, APC, rased, MDPH 

j'ai des dossiers suspendus parfois en doublon papier avec l'ordi avec les dossiers MDPH, les registres sécurités, PPMS, registres incendie, documents uniques,....  et j'ai aussi certains classeurs accessibles pour mes collègues : budget' factures , commandes investissements, devis sorties, un classeur formulaires sorties' intervenants, un classeur RASED, un classeur formulaires pour les enseignants ( absences ....) un classeur formulaires santé, PAI, administration de documents, poux, un classeur cahier de liaison ( un exemplaire de tous les documents mis dans le cahier de liaison dans l'année) , un classeur circulaire qui me semblent très importantes à garder en papier . 

Il faudrait que je fasse du tri dans les dossiers suspendus car il y a des choses qu'on ne fait plus . Les dossiers suspendus sont classés par ordre alphabétique comme dans l'ordi 

Dans l'ordi' je renomme ou je remodifie mon classement souvent en fonction des besoins ou des demaondes . 

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Bountygong

Le classeur par thème me semble logique, avec un classement par date à l'intérieur, par années scolaires éventuellement ou en ne conservant dans le classeur que ce qui concerne l'année en cours.

Mais comme le fait remarquer mivette28, le classement est très personnel, il vaut mieux que tu y réfléchisses et que tu procèdes à un classement qui sera efficace pour TOI, première utilisatrice.

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Moustache
Il y a 12 heures, mivette28 a dit :

(...) un classeur formulaires pour les enseignants ( absences ....)

idem, une précaution utile à prendre pour éviter que les originaux ne soient utilisés par les collègues, plutôt qu'une photocopie, les barrer d'une mention énorme de son choix genre "A CONSERVER", "A PHOTOCOPIER" au stabylo jaune, ça ne sera pas visible lors de la photocopie.

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Anna59
il y a 46 minutes, Moustache a dit :

idem, une précaution utile à prendre pour éviter que les originaux ne soient utilisés par les collègues, plutôt qu'une photocopie, les barrer d'une mention énorme de son choix genre "A CONSERVER", "A PHOTOCOPIER" au stabylo jaune, ça ne sera pas visible lors de la photocopie.

Je mettrai plutôt au marqueur sur la fiche plastifiée qui contient le document parce que les photocopieurs récents sont tellement précis que le jaune passe à la photocopie, j'ai eu le tour avec un fichier photocopiable où les réponses sont en jaune, on voyait toute les réponses sur la photocopie...:D

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Moustache
il y a une heure, Anna59 a dit :

Je mettrai plutôt au marqueur sur la fiche plastifiée qui contient le document ...

C'est ce que je faisais... avant... mais je retrouvais des pochettes vides !
Peut-être un truc de ce genre alors :
639852Image1.pngpapier scotché sur un des bords, il suffit de le retourner derrière lors de la photocopie.

mais bon, le plus simple c'est encore un espace dédié sur le cloud, d'où chacun peut imprimer le document dont il a besoin, souvent on n'est pas à l'école quand on a besoin d'une autorisation d'absence ou autre...

Les deux systèmes peuvent être complémentaires.

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pimouss26
il y a une heure, Moustache a dit :

C'est ce que je faisais... avant... mais je retrouvais des pochettes vides !
Peut-être un truc de ce genre alors :
639852Image1.pngpapier scotché sur un des bords, il suffit de le retourner derrière lors de la photocopie.

mais bon, le plus simple c'est encore un espace dédié sur le cloud, d'où chacun peut imprimer le document dont il a besoin, souvent on n'est pas à l'école quand on a besoin d'une autorisation d'absence ou autre...

Les deux systèmes peuvent être complémentaires.

moi je mets un post-il car je n'aurais pas pensé au stabilité jaune

Et en effet mes collègues ont tous les documents par mail en début d'année :wink: 

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caro78100

Pour les docs administratifs je fais un lutin enseignant pour chaque collègue en début d année avec tous ces docs. Il le conserve tte l année dans leur classe  car il y a des mots à photocopier pour tte l année aussi. 

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Adelie

Moi sur les conseils d'une collègue directrice depuis longtemps ,j'ai choisi le classement administratif et les dossier supendus avec dossier chemises cartonnées dedans. Tout ce qui est plus vieux que l'année en cours et l'année n-1 va aux archives. En gros tu numérotes le dossier en fonction d'une liste pré établie par grands thème:

1. Les locaux, le matériel 2. Les personnels, 3/ Les élèves 4/ Les parents 5/ Périscolaire etc... et après tu sous divises

j'ai par exemple: 2.0 Personnel enseignante, administratif, 2.0.1 Formulaires d'absence

etc...

Ca a l'air compliqué mais en fait c'est super clair, ça évite les doublons et si tu affiches le classement avec les titres et sous titres alors tout le monde peut s'y retrouver.

Maiis c'est vrai que c'est très personnel ;-)

 

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baila33

comment faites vous pour éviter que les collègues ne déposent tous leurs papiers sur le bureau de direction ?

 

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pimouss26
Il y a 1 heure, baila33 a dit :

comment faites vous pour éviter que les collègues ne déposent tous leurs papiers sur le bureau de direction ?

 

des papiers que tu dois signer pour elles, qu'elles doivent te rendre?

Tu pourrais prévoir une corbeille à courrier ou alors un parapheur (chacune ayant un intercalaire) pour éviter que ce soit en vrac sur ton bureau 

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Moustache

Dans la salle des maîtres, chaque PE (dirlo compris) à une corbeille à courrier à son nom. Tout est centralisé au même endroit, beaucoup plus simple.
Le doc laissé en vrac sur le bureau de direction, peut aussi être vrai dans l'autre sens : le doc déposé sur le bureau de la classe, avec les "ben non, je ne l'ai pas eu..."  qui vont parfois avec.
 

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reglisse
Le 14/07/2017 à 11:31, Moustache a dit :

C'est ce que je faisais... avant... mais je retrouvais des pochettes vides !
Peut-être un truc de ce genre alors :
639852Image1.pngpapier scotché sur un des bords, il suffit de le retourner derrière lors de la photocopie.

mais bon, le plus simple c'est encore un espace dédié sur le cloud, d'où chacun peut imprimer le document dont il a besoin, souvent on n'est pas à l'école quand on a besoin d'une autorisation d'absence ou autre...

Les deux systèmes peuvent être complémentaires.

Le cloud j'aime bien cette idée, je vais la tenter.

Pour le classeur enseignants avec les formulaires vierges, on fait plusieurs photocopies qu'on met dans la pochette et quand on arrive au dernier, on en refait. Ce n'est pas forcément moi, toute l'équipe s'y colle. C'est celui qui prend le dernier formulaire de la fiche qui fait les copies.

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El Popo

Tiens, une proposition d'organisation du classeur d'école, transmise lors d'un stage nouveaux directeurs. Avantages : tout y rentre, aucun document qui traîne faute de dossier correspondant, et tu peux reproduire cette arborescence dans ton PC en numérotant des fichiers. Ainsi, tu ne perds rien.

200C Organisation classement directeurs.doc

Sinon, attention aux solutions cloud.

Tout ce qui s'y trouve ne vous appartient plus, et est susceptible d'être analysé et exploité par l'entreprise gérant les serveurs. Cela peut sembler trivial aujourd'hui, mais qu'en sera-t-il si un jour, il prend l'envie à Google, Microsoft ou Dropbox de monétiser ces données scolaires aux futurs chasseurs de tête, par exemple ? La question est loin d'être anodine, et fait actuellement débat.

Il est donc déconseillé d'y stocker plus que vos fiches de preps, vos docs de classe et la "petite intendance" de l'école : bilans d'équipe éducative, PPRE, RIP et autres livrets scolaires ne devraient pas y être.

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GdM
Le 18/07/2017 à 09:32, baila33 a dit :

comment faites vous pour éviter que les collègues ne déposent tous leurs papiers sur le bureau de direction ?

 

C'est tout mon problème ça... dès qu'il y a un objet trouvé pendant la récréation, ou des vélos cassés, hop, ça fini dans mon bureau... Donc ce que je fais maintenant, après leur avoir dit, redit et reredit, c'est que je mets tout dans la salle des maîtres ! Et si y'a quelque chose de perdu, ben tant pis pour eux !

En ce qui concernent les documents ou papier à signer, en revanche, j'ai des corbeilles ou je mets tout dedans : URGENT , À CLASSER , À PROCRASTINER...

J'ai aussi mis en place un cahier de demande de travaux (changer une ampoule, revisser les tables...) Car souvent on me le signale quand on me croise et forcément après j'oublie. Donc maintenant, quand on me dit "Tu as pensé à demander à ce qu'on revienne fixer mon tableau de peinture?", je réponds : "Tu as pensé à l'écrire dans le cahier de travaux ?" 
Dans ce cahier j'ai plusieurs colonne : Nom de la personne qui demande, Objet de la demande, Salle, Demandé le et Suivi.
Bien pratique et tout le monde a accès à l'information.

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natoo

Je vous conseille de mettre une herse sur votre bureau ou un animal répugnant ( histoire d'éloigner les collègues dans mon genre ).

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blacknader

Voici mon sommaire pour le classeur à disposition dans la salle des maitres (les pochettes plastiques sont numérotées). 

Formulaires pour l'école

=> merci de laisser un original

 SORTIE

1. demande de sortie de proximité, sur demi-journée

2. demande de sortie si bus ou si dépassant le temps scolaire

3. demande de sortie avec nuitée

4. demande de sortie pour élèves sur temps scolaire (régulière ou occasionnelle)

 ENSEIGNANT

5. demande d’autorisation d’absence

6. demande d’intention de grève ou service fait

 AIDE AUX ELEVES

7. demande d’aide RASED

8. demande psychologue scolaire

9. demande prise en charge maitre E

10. demande APC

11. formulaire PPRE

12. formulaire PAP

 SANTE-SECURITE

13. déclaration d’accident

14. PAI (procédure + formulaire protocole d’urgence : asthme, allergie ou autre + autorisation parentale + demande de PAI si les parents le signalent)

15. fiche individuelle de signalement  d’incident, infraction en milieu scolaire

16. protection de l’enfance (signalement au conseil général ou au procureur)

 AUTOUR DE LELEVE

17. fiche de réflexion élève (si problème de comportement)

18. mot pour absence non justifiée

19. fiche de renseignement vierge, fiche d’urgence vierge

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Ninkilim
Le 25/07/2017 à 20:40, blacknader a dit :

Voici mon sommaire pour le classeur à disposition dans la salle des maitres (les pochettes plastiques sont numérotées). 

Merci, ça m'a bien aidée pour en fait un équivalent pour l'école :)

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Elyanna
Le 25/07/2017 à 13:14, GdM a dit :

J'ai aussi mis en place un cahier de demande de travaux (changer une ampoule, revisser les tables...) Car souvent on me le signale quand on me croise et forcément après j'oublie. Donc maintenant, quand on me dit "Tu as pensé à demander à ce qu'on revienne fixer mon tableau de peinture?", je réponds : "Tu as pensé à l'écrire dans le cahier de travaux ?" 

J'aime beaucoup cette idée ! Je ne compte plus le nombre de fois où cela m'est arrivé, ai oublié puis ai entendu mes collègues me demander quelques jours plus tard où cela en était et moi ne plus me souvenir de quoi elles me parlaient ;) ! Je prends et utilise dès la rentrée !!!!

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marjojo
Le 14/07/2017 à 13:06, caro78100 a dit :

Pour les docs administratifs je fais un lutin enseignant pour chaque collègue en début d année avec tous ces docs. Il le conserve tte l année dans leur classe  car il y a des mots à photocopier pour tte l année aussi. 

Il y a quelques années dans une ancienne école (j'étais brigade), mon directeur avait fait ça et c'était vraiment top ! Tu pourrais nous dire ce que tu mets dedans ? Ce sera ma première rentrée de directrice et je voudrais préparer une pochette comme ça pour mon équipe :) 

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caro78100
il y a 26 minutes, marjojo a dit :

Il y a quelques années dans une ancienne école (j'étais brigade), mon directeur avait fait ça et c'était vraiment top ! Tu pourrais nous dire ce que tu mets dedans ? Ce sera ma première rentrée de directrice et je voudrais préparer une pochette comme ça pour mon équipe :) 

j'ai mis la note de rentrée, fiche de renseignement, fiche urgence, mot en cas de blessure (attention votre enfant s'est cogné la tête, écorché en tombant...), mot pour la coop, autorisation de sortie, autorisation apc, charte laicité, rappel pour les docs pas rendus en début d'année

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marjojo
il y a une heure, caro78100 a dit :

j'ai mis la note de rentrée, fiche de renseignement, fiche urgence, mot en cas de blessure (attention votre enfant s'est cogné la tête, écorché en tombant...), mot pour la coop, autorisation de sortie, autorisation apc, charte laicité, rappel pour les docs pas rendus en début d'année

Merci, j'avais noté à peu près pareil :) 

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