Durée de conservation des documents

[MimiCracra]

Je prends la direction de mon école par intérim l'an prochain et l'ancien directeur était très conservateur. J'essaie de faire un peu de tri mais parfois je ne sais pas s'il faut garder ou pas : par exemple, les anciens règlements de l'école? Faut-il tous les conserver?

Les livrets scolaires des enfants : faut - il les remettre aux familles en fin de CM2 ou les conserver (il y a environ 20 ans de livrets scolaires dans les placards).

Les anciennes évaluations de CE2 ?

Bref ... Si vous savez (et pour tout autre document aussi) merci d'éclairer ma lanterne !

[diego]

S@lut,

extrait du Vade-mecum de la réglementation à l’école primaire

V - INSTRUCTIONS AUX DIRECTEURS D’ÉCOLES PRIMAIRES, D’ÉCOLES MATERNELLES ET D’ÉTABLISSEMENTS D’ENSEIGNEMENT SPÉCIAL

Dans l’intérêt de l’histoire de l’enseignement et de l’histoire de la pédagogie, de l’histoire sociale et de l’histoire des mentalités, il importe d’assurer la conservation des documents propres à faire connaître les activités des établissements d’enseignement du premier degré. C’est le versement de ces documents dans les archives publiques qui offre les garanties les plus efficaces contre les risques de destruction. J’ai donc décidé de prendre les mesures suivantes :

1 - Documents antérieurs à 1940

Dans l’année qui suivra la réception des présentes instructions, tous les établissements et écoles de l’enseignement élémentaire ou préélémentaire devront verser aux archives départementales tous les documents antérieurs à 1940 qu’ils ont pu conserver. Ces versements permettront aux historiens de la pédagogie de comparer les devoirs d’élèves actuels à ceux du début du siècle, ou même de date plus ancienne, lorsqu’il en est resté trace. Ils présenteront un grand intérêt pour l’histoire des mentalités, lorsque l’établissement aura conservé des notes prises par les instituteurs sur la vie de leur village. Ce ne sont là que des exemples. Il importe que ces versements soient effectués sans aucun tri préalable : ce sont les services publics d’archives qui effectueront ce tri.

Pourtant, au cas où seraient conservés dans l’établissement certains documents, liés à l’histoire locale, qui peuvent avoir aux yeux des habitants une valeur particulière, l’école pourrait être autorisée à soustraire ces documents au versement ; l’inspecteur d’académie devrait alors aviser le directeur des services d’archives du département qui ferait établir, le cas échéant, les photocopies qu’il jugerait nécessaires.

Les versements n’exigent pas un reclassement préalable : les documents (sous forme de liasses ou de registres) peuvent être remis aux archives dans l’état où ils se trouvent, à condition qu’un bordereau (en deux exemplaires) mentionne le nombre de liasses ou registres, et donne des indications globales sur la nature des documents (par exemple : travaux d’élèves, registres réglementaires, etc.).

2 - Documents postérieurs à 1940

La capacité des dépôts publics d’archives ne peut évidemment pas permettre de conserver tous les documents produits.

Avant le 1er septembre 1970, l’inspecteur d’académie désignera donc, en accord avec la direction des services d’archives du département, un petit nombre représentatif d’écoles et d’établissements (un cinquantième du nombre total environ) qui devront conserver, en vue de leur versement aux archives départementales, les documents suivants :

les registres réglementaires (matricule, appel journalier, inventaire du mobilier et du matériel, bibliothèque, inspection médicale) ; les procès-verbaux des conseils des maîtres et éventuellement les notes de service intérieures ; les emplois du temps ; les cahiers de devoirs mensuels et, éventuellement, les cahiers de roulement ; les dessins et travaux d’élèves et, éventuellement, les journaux scolaires ; les documents généraux relatifs à la vie quotidienne de l’école (la cantine, la coopérative, les activités péri et postscolaires, etc.). Il y aura lieu d’y ajouter, à mesure que sont appliquées de nouvelles méthodes pédagogiques :

des textes libres, individuels ou collectifs ; des témoignages enregistrés mécaniquement, tels que bandes magnétiques, photos, diapositives, films ; des documents montrant les réactions des élèves à l’emploi des techniques audiovisuelles ; des documents qui peuvent témoigner de la réflexion pédagogique collective des maîtres. Il n’y aurait que des avantages à ce que les maîtres qui le désirent joignent à ces documents celles de leurs archives personnelles qui présentent un intérêt pédagogique (journal de classe et fiches de préparation par exemple).

Les documents produits dans la période 1940-1950 devront être versés aux archives, dans l’année qui suivra la réception des présentes instructions ; les documents de la période 1950-1960 en 1981, et ainsi de suite de dix ans en dix ans.

Les écoles et établissements non désignés pour effectuer le versement de leurs documents conserveront les registres réglementaires :

  registres matricules

  registres d’appel

  registres de sécurité

  registres de comptabilités (en cas de coopératives scolaires) Ils auront toute liberté de disposer des autres documents lorsque les besoins courants du service n’en exigeront plus la conservation.

Bon courage

[MimiCracra]

Merci pour ta rapidité, il n'y a plus qu'à !