Quelles tâches pour une secrétaire?

[audrey974]

Bonjour,

Je suis directrice depuis deux ans et je quitte mon école de 2 classes avec une secrétaire qui ne transmet jamais les messages pour une autre école de 3 classes avec une autre secrétaire. Je sais que c'est une chance d'avoir une aide à la direction mais quelles sont les tâches que je peux lui donner et celles que je dois éviter?

Déjà le premier point que je vais lui dire c'est de surtout bien noter tous les appels reçus!!!!! et aussi lui interdire l'accès à webmail car sinon je ne sais plus quels sont les mails que j'ai déjà lu.

A quoi vous pensez vous?

Pr moi les tâches de la secrétaire:

- enregistrement courriers (arrivée et départ) et leurs classements après émargement

- faxer les divers documents (absences, compte-rendus, etc) selon mes consignes bien évidement et surtt interdiction d'envoyer, de faxer quoi que ce soit sans mon accord!!!!!

- taper des courriers ou des mots pour les parents (bien sûr il faudrait qu'elle ait les compétences pour)

- répondre au tel et noter les messages et surtout de me les transmettre

- prévenir l'inspection de l'absence d'un collègue

[nicolasd.22]

Et quelle est sa formation de secrétaire ?

[audrey974]

pas de formation c une employée communal qui a été placé là sans formation et sans avoir les compétences pour ce genre de poste!

[natoo]

Photocopies, base élèves ....j'ai pas trop d'idées mais je suis certaine que je parviendrais à en trouver. Taper les plannings, vérifier le retour des documents administratifs, ranger les docs

[Gribouillette]

Une secrétaire dans l'école? Je ne savais même pas que ça existait!

Sans indiscrétion, tu es dans quel coin de la France?

[graindecafé]

Faire les inventaires, tenir les états de stocks et préparer les commandes

Aider à organiser les réunions (CE, réunions pour les PAI, équipes éducatives et ESS) : appels pour coordonner les horaires, préparation des imprimés, suivi des réponses, relances, photocopie et suivi des envois des CR

Aide à la gestion administrative des contrats en CUI (AVS, Emplois Avenir Prof...), suivis des emplois du temps, des plannings, organisation des rendez-vous pour les évaluations semestrielles

Aide aux admissions des nouveaux élèves et au suivi administratif des dossiers d'élèves, vérification des assurances, des signatures, synthèse des réponses concernant les autorisations photos

Aide à l'organisation des événements de l'école, des sorties, aide à la préparation des classes transplantées

Suivi des dossiers des élèves quittant l'école

Suivi des commandes, des abonnements

Gestion des clés, du planning des salles

Gestion des déplacements en transport en commun : demande de tickets de bus, préparation des dossiers transport pour la piscine

Aide à la circulation de l'information en interne

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[lullaby77]

Dans mon école , la secrétaire est une aide ultra précieuse

Gérer les appels parents en cas d'eleve souffrant , appel parent quand élève absent , gestion et répartition des élèves en cas d'absences , transmission info en cas d'accueil d'un remplaçant ... Elle a parfois préparé les photocopies quand il s'agissait de gros dossiers communs à un cycle ...

Pour les tâches propres à la direction , je ne suis pas directrice et je ne sais pas

Mais c'est la première fois que je suis dans une école avec secrétaire et c'est un vrai bonheur

Nous sommes une grosse école avec classes de 30 éleves

[Goëllette]

Passer dans les classes matin et après-midi pour savoir les absents, ouvrir et fermer le portail, prendre les appels SANS S'EN MÊLER, aller chercher le courrier, et sinon, faire le travail que tu lui auras préparé (commandes, mise sous enveloppes, ...), en fonction des urgences, mais sans avoir à accéder aux informations confidentielles concernant les élèves et le personnel.

[audrey974]

merci pr vos réponses!

moi je suis à la Réunion!

[André Jorge]

Bonjour !

Je fais remonter ce sujet, car je vais avoir une nouvelle secrétaire à la prochaine rentrée scolaire et je m'interroge, notamment sur ce que je vais/ce que je peux lui demander de faire... Je ne sais pas s'il s'agira d'une secrétaire expérimentée ou d'une débutante (mais elle n'arrivera qu'en septembre). 

Voyez-vous d'autres tâches que celles citées dans ce sujet ?

Le 18/06/2013 à 22:43, audrey974 a dit :

- enregistrement courriers (arrivée et départ) et leurs classements après émargement

- faxer les divers documents (absences, compte-rendus, etc) selon mes consignes bien évidement et surtt interdiction d'envoyer, de faxer quoi que ce soit sans mon accord!!!!!

- taper des courriers ou des mots pour les parents (bien sûr il faudrait qu'elle ait les compétences pour)

- répondre au tel et noter les messages et surtout de me les transmettre

- prévenir l'inspection de l'absence d'un collègue

 

Le 18/06/2013 à 23:28, graindecafé a dit :

Faire les inventaires, tenir les états de stocks et préparer les commandes

Aider à organiser les réunions (CE, réunions pour les PAI, équipes éducatives et ESS) : appels pour coordonner les horaires, préparation des imprimés, suivi des réponses, relances, photocopie et suivi des envois des CR

Aide à la gestion administrative des contrats en CUI (AVS, Emplois Avenir Prof...), suivis des emplois du temps, des plannings, organisation des rendez-vous pour les évaluations semestrielles

Aide aux admissions des nouveaux élèves et au suivi administratif des dossiers d'élèves, vérification des assurances, des signatures, synthèse des réponses concernant les autorisations photos

Aide à l'organisation des événements de l'école, des sorties, aide à la préparation des classes transplantées

Suivi des dossiers des élèves quittant l'école

Suivi des commandes, des abonnements

Gestion des clés, du planning des salles

Gestion des déplacements en transport en commun : demande de tickets de bus, préparation des dossiers transport pour la piscine

Aide à la circulation de l'information en interne

 

Le 18/06/2013 à 23:43, lullaby77 a dit :

Gérer les appels parents en cas d'eleve souffrant , appel parent quand élève absent , gestion et répartition des élèves en cas d'absences , transmission info en cas d'accueil d'un remplaçant ... Elle a parfois préparé les photocopies quand il s'agissait de gros dossiers communs à un cycle ...

Merci !

[Goëllette]

Tu as de la chance car la plupart des directeurs devra s'en passer à la rentrée !

[GdM]

Mais quelle est cette contrée perdue dans laquelle tu auras droit à une secrétaire ? Payée par qui ?