gestion des messages au téléphone

[lou-anne]

Bonjour

nouvelle directrice, maternelle 6 classes, pas d'EVS administrative pour le moment.

Je reçois beaucoup de messages par téléphone, comme vous tou(te)s je suppose, et il arrive même que la boîte soit saturée le soir alors que j'ai relevé et effacé les messages le matin : les premiers rhumes, une hécatombe ici et les messages s'enchaînent pour excuser l'absence de l'enfant ou tenir l'école au courant de l'état de santé de ce dernier ; des demandes d' informations aussi, alors qu'elles sont affichées mais non lues.... bref, le quotidien sûrement.

Toutefois, la boîte sature à 20 messages, et moi aussi , et les parents disent alors que le répondeur ne fonctionne pas...deux relevés par jour ne semblent pas suffire et je me demande si ma gestion est la bonne ;

Je souhaitais savoir si c'était pareil pour vous et comment vous gériez la messagerie (horaires, relais des informations aux collègues pour les parents qui appellent afin d'excuser l'absence de leur enfant...)

que proposer aux parents pour communiquer efficacement ; avez-vous des stratégies ou des outils que j'ignore pour gérer cette tâche chronophage ?

Merci par avance pour vos conseils

[graindecafé]

Pour ma part, face au même cas de figure il y a quelques années, j'ai tout simplement supprimé le répondeur. Et du coup, les gens ont arrêté de téléphoner.

Pour les urgences urgentes, quelques personnes ont mon numéro personnel, IEN, psychologue et médecin scolaires, quelques assistantes sociales, un ou deux représentants de parents d'élèves dont je sais qu'ils n'abuseront pas (d'ailleurs, je n'ai pas souvenir qu'ils en aient eu besoin, à part pour m'informer d'un décès brutal de parent d'élève). Et bien sûr, toutes les personnes qui travaillent à l'école.

Au bout d'un moment, quand les gens ne peuvent plus appeler, ils écrivent, et c'est bien plus gérable.

Quand j'ai une secretaire, ce qui est le cas en ce moment, les gens prennent l'habitude d'appeler pendant son temps de travail. Je précise sur le site de l'école, dans la rubrique "comment nous contacter", que l'accueil téléphonique se fait pendant les horaires du secrétariat.

Depuis la rentrée, finalement, peu de messages importants. L'essentiel arrive par mail, ou dans les cahiers de correspondance.

[Nao]

Pas de messagerie disponible sur mon téléphone, le responsable de com de coms qui en est gestionnaire refuse (pourquoi ? aucune idée).

Donc les parents font sans messagerie. Au pire, ils arrivent à joindre une de mes collègues qui ensuite m'envoie un mail....

[mamiebrossard]

Ici, l'IEN nous a clairement demandé d'avoir un répondeur

Je suis en élémentaire donc certainement moins de messages d'absences car même en ne les relevant que 1 fois parfois, il n'est jamais saturé

[Breizhonig]

Chez moi (école primaire), il n'est jamais saturé... Je pense que je n'ai pas un message chaque jour.

La plupart des parents appellent le matin avant la classe pour prévenir des absences donc mes collègues d'élémentaire notent sur le cahier des absents.

D'autres nous préviennent de vive voix en amenant les frères et surs.

Et certains envoient un mail.

Pour les infos affichées mais non lues, je ne rappellerais pas les gens. À force, ils se décourageront et iront chercher les infos où elles sont

[Tinsel]

Ecole 2 classes, pas eu de message depuis la rentrée!

Mais on décroche en fait, le téléphone est dans ma classe. Je demande aux parents d'appeler juste avant 9h et juste avant 13h30 pour ne pas gêner la classe. Donc sur temps scolaire c'est des appels administratifs (ou des pubs...)

[El Popo]

Ben dis-donc, 20 messages en une journée, c'est énorme... Peut-être faudrait-il revoir les modalités de communication avec l'école ?

Ici (7 classes mater + élém), j'ai fini par installer un répondeur pour arrêter d'être dérangé en classe. Le message invite à laisser les infos utiles, ou à rappeler immédiatement en cas de communication urgente (ça ne rappelle que rarement, et bien souvent, aucun msg n'est laissé). Ça me simplifie énormément la vie, mais je n'ai pas autant d'appels que toi (4-5 par jour sur temps de classe).

Peut-être repréciser en réunion de rentrée les bonnes habitudes à prendre ? Genre pas besoin d'appeler pour tenir au courant de l'évolution d'une maladie... Et pour les infos utiles, renvoyer à l'affichage, ou mieux : un mini-site web d'école avec toutes les infos utiles et les formulaires-type à télécharger. Mais reste le problème de la transition : comment convaincre les gens de modifier leurs pratiques... Dur dur.

[IsaG]

Pas de répondeur.

Quand ça sonne, je décroche, ou bien mon ATSEM le fait.

J'ai demandé aux parents de privilégier les mails pour informer d'une absence ou autre chose non urgente. Et ça fonctionne! Les parents utilisent les mails, et on est moins dérangés par le tél.

[Maïs]

J'ai pour ma part demandé aux parents de téléphoner entre 8h et 8h30 pour les absences .Quelques coups de fil dans la journée pour prévenir d'un oubli d'inscription à la cantine ou la garderie (les parents inscrivent leur enfant chaque matin sur des ardoises velleda à la porte de la classe , la gestion est très souple ) ou d'un changement mais c'est peut-être 1 coup de fil par jour et encore . Les représentants ne sont pas reçus (à part ODMP , volonté de l'équipe) et ils ont du se donner le mot car ils n'appellent plus Sinon j'ai un répondeur que je consulte le midi ou le soir pour les moments où je ne peux pas répondre car pas dans ma classe (récré ou sport) ou que personne n'a décroché : il y a 5 téléphones dans notre école (école toute en longueur avec des combinés qui ne captent pas sur toute la longueur )

[Nao]

Ici, l'IEN nous a clairement demandé d'avoir un répondeur

Je suis en élémentaire donc certainement moins de messages d'absences car même en ne les relevant que 1 fois parfois, il n'est jamais saturé

Mon IEN doit justement rencontrer le monsieur récalcitrant, avec nous et l'IA adjoint (si, si).... Parce que le refus pour la messagerie n'est qu'une minuscule anecdote parmi une mer d'aberrations.... Ça se sent, que je sature ?

[blacknader]

Moi j'ai fait supprimer le répondeur et j'en suis bien contente.

Fini l'écoute quotidienne et au moins quand on me joins directement, les choses sont réglées, pas besoin d'y revenir, de rappeler, d'attendre une heure où je pourrai rappeler la personne.

[bistouri]

bjr,

dans notre circo, l'inspectrice ne veut pas de répondeur : faut être joignable à tout moment...

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