organiser son travail quotidien

[clicasos]

Bonjour !!

Directrice d'une école de 3 classes donc non déchargée (quoique j'ai maintenant 10 jours dans l'année !!!) , j'arrive à gérer toutes les paperasses, enquêtes et autres que l'on nous demande mais j'ai un petit problème d'organisation. Je note tout ce que je dois faire sur un petit cahier mais au bout de quelques semaines, je ne m'y repère plus, j'ai des post-its dans tous les coins ou des petits bouts de papier que je cherche sans cesse. Je précise que je n'ai pas de bureau, tout est dans ma classe et je dois gérer en plus mon cours triple ...Heureusement j'ai une excellente mémoire et j'oublie rarement les choses mais bon ça m'énerve quand même un peu de ne pas mieux m'organiser, cela me ferait gagner du temps et me viderai un peu la tête aussi !!

Comment faites-vous ? avez-vous un document ou vous notez tout, des pense-bêtes ???

J'ai essayé l'agenda mais il déborde aussi de post-its (agenda trop petit même le plus grand !!) Je pense à un tableau avec par exemple une colonne IEN, une autre vie de l'école... avec les dates butoirs...je réfléchis

Merci !!

Clicasos

[Didoudidoula]

Quand j'étais en Classe Unique, j'avais un truc avec 3 casiers genre ça :

le 1er était pour les docs urgents à remplir

le 2nd pour les trucs en cours

le 3ème pour quand j'aurai le temps !!

En plus j'avais un tableau en liège.

et un paquet de post it.

je notais sur le post it et j’affichais au tableau !

je virais au fur et à mesure ...

Et un gros calendrier type banque pour noter les RDV que je recopiais dans mon agenda perso ...

Mais je n'avais qu'une classe : la mienne !!

Alors je te salue bien bas je suis admirative des directeurs non déchargés !

[orely72]

Dans la gestion des mails de l'école, j'utilise la fonction "tri" de thunderbird + je rajoute un code couleur pour ce qui est plus ou moins urgent. Quand l'urgence est traitée mais que je veux pouvoir retrouver mon document, je le passe au "vert".

Les fonctions de tri et de code couleur permettent de rapidement retrouver les messages et de faire afficher en quelques clics les plus urgent.

Pour la gestion "hors mails", j'utilise un calendrier-agenda qui se pose sur le bureau et je note les échéances dessus, les rendez-vous etc. Les collègues peuvent me noter aussi un rdv avec un parent pour lequel je dois être présente, par exemple.

Puis, j'ai encore pour le côté perso mon téléphone avec la fonction calendrier qui peut envoyer des rappels dans la boite mail notamment. Du coup, j'ai bien un agenda papier mais pour ma part, il reste toujours vierge.

L'idée de ton tableau peut être intéressante, tu pourrais le mettre dans un "cloud" ou "drive" afin de l'avoir toujours à portée de souris [parce que pour ma part, je bosse sur la direction un peu n'importe quand, dès que j'ai 2 minutes, je les utilise]

EDIT: précision: j'ai une direction 6 classes (école sur 2 sites) et 1 journée de décharge.

[blacknader]

Bonjour,

J'ai beau être déchargée une fois par semaine, ça n'empêche pas que j'ai des post-it dans tous les coins. La première année où j'ai été déchargée (parce que j'avais connu la direction sans décharge aussi), je m'étais dit que j'attendrai mon jour de décharge pour faire la direction, résultat un vrai bazar.

Donc je fais au jour le jour, dès qu'il y a qqch d'urgent, j'essaie de le faire le jour même.

Sinon, sur mon ordinateur, j'ai un post-it (pas en papier, le même mais intégré à mon bureau d'ordi) et c'est là que j'inscris les choses à régler, les dates importantes.

Mais sinon, pas encore réussi à trouver un système pour m'organiser de façon optimale. J'essaie d'anticiper le plus possible, de faire les tâches pas marrantes le plus vite possible, de rédiger les compte-rendu dans la foulée des réunions pour ne pas me retrouver surcharger, dès qu'il y a un contre-temps, on a vite fait de se sentir dépassé...

Je suis aussi curieuse si quelqu'un à des idées là dessus...

[clicasos]

Quand j'étais en Classe Unique, j'avais un truc avec 3 casiers genre ça :

le 1er était pour les docs urgents à remplir

le 2nd pour les trucs en cours

le 3ème pour quand j'aurai le temps !!

En plus j'avais un tableau en liège.

et un paquet de post it.

je notais sur le post it et j’affichais au tableau !

je virais au fur et à mesure ...

Et un gros calendrier type banque pour noter les RDV que je recopiais dans mon agenda perso ...

Mais je n'avais qu'une classe : la mienne !!

Alors je te salue bien bas je suis admirative des directeurs non déchargés !

Un tableau pour tout afficher, c'est une idée mais je n'ai pas de place avec un mur que de fenêtre et le reste c'est pour les affichages....Les calendriers j'en ai un comme celui de moustache , une feuille par mois mais tout ne rentre pas ..

Et merci

[clicasos]

Dans la gestion des mails de l'école, j'utilise la fonction "tri" de thunderbird + je rajoute un code couleur pour ce qui est plus ou moins urgent. Quand l'urgence est traitée mais que je veux pouvoir retrouver mon document, je le passe au "vert".

Les fonctions de tri et de code couleur permettent de rapidement retrouver les messages et de faire afficher en quelques clics les plus urgent.

Pour la gestion "hors mails", j'utilise un calendrier-agenda qui se pose sur le bureau et je note les échéances dessus, les rendez-vous etc. Les collègues peuvent me noter aussi un rdv avec un parent pour lequel je dois être présente, par exemple.

Puis, j'ai encore pour le côté perso mon téléphone avec la fonction calendrier qui peut envoyer des rappels dans la boite mail notamment. Du coup, j'ai bien un agenda papier mais pour ma part, il reste toujours vierge.

L'idée de ton tableau peut être intéressante, tu pourrais le mettre dans un "cloud" ou "drive" afin de l'avoir toujours à portée de souris [parce que pour ma part, je bosse sur la direction un peu n'importe quand, dès que j'ai 2 minutes, je les utilise]

EDIT: précision: j'ai une direction 6 classes (école sur 2 sites) et 1 journée de décharge.

je ne connaissais pas cette fonction, ça m'a l'air pratique en tout cas, car c'est vrai que l'on est noyé de mails et cela permet de les retrouver plus vite, je vais essayer...

bon, après je précise que je suis une "bille" en informatique , j'ai un téléphone de base qui ne fait que téléphoner !! donc je ne maîtrise pas trop ce qui cloud, drive, le post-it ordi e et le reste...

[clicasos]

Bonjour,

J'ai beau être déchargée une fois par semaine, ça n'empêche pas que j'ai des post-it dans tous les coins. La première année où j'ai été déchargée (parce que j'avais connu la direction sans décharge aussi), je m'étais dit que j'attendrai mon jour de décharge pour faire la direction, résultat un vrai bazar.

Donc je fais au jour le jour, dès qu'il y a qqch d'urgent, j'essaie de le faire le jour même.

Sinon, sur mon ordinateur, j'ai un post-it (pas en papier, le même mais intégré à mon bureau d'ordi) et c'est là que j'inscris les choses à régler, les dates importantes.

Mais sinon, pas encore réussi à trouver un système pour m'organiser de façon optimale. J'essaie d'anticiper le plus possible, de faire les tâches pas marrantes le plus vite possible, de rédiger les compte-rendu dans la foulée des réunions pour ne pas me retrouver surcharger, dès qu'il y a un contre-temps, on a vite fait de se sentir dépassé...

Je suis aussi curieuse si quelqu'un à des idées là dessus...

J'essaie de faire cela aussi mais il y a des moments où tu fais un truc et deux trucs tombent de nouveau par mail... J'aimerai quelque chose qui me permette de tout visualiser, de prioriser les choses en un seul coup d'oeil... faire les choses en urgence ce n'est pas facile car on a aussi la classe et tout ce qui va avec, les imprévus et autres...

[orely72]

Là, comme ça, je pourrais pas forcément tout expliquer avec un tuto et tout et tout mais si tu as besoin, tu me fais signe, on pourra passer par mp, fb messenger ou même skype selon ce qui te convient le mieux

As-tu déjà Thunderbird sur l'ordi en question?

[graindecafé]

J'utilise un grand cahier que j'appelle le cahier "post-it" : 5 colonnes : date, qui, pour qui, quoi (grande colonne) et suite à donner. Je note et je demande à tout le monde d'écrire dedans. Coups de fil, choses à penser, etc. J'écris aussi dedans ce que j'ai à faire, ce que ma secretaire a à faire (parce que bien souvent, j'y pense le soir quand elle est partie). J'encourage aussi mes collègues à noter dedans ce qu'elle me demandent bien souvent entre deux portes dans la journée. Je note au fur et à mesure ce qui est fait.

Parce que, contrairement à toi, clicasos, j'ai très peu de mémoire auditive : le grand âge, sans doute ! ;-)

C'est assez pratique, car du coup, on conserve dans ce cahier les traces des appels, la date, les numéros de téléphone et l'objet des appels. Je conserve les cahiers d'une année sur l'autre, ça a été parfois utile.

J'ai par ailleurs un tableau magnétique (tout petit !) où j'affiche les calendriers des opérations en cours (en ce moment, il y a le calendrier des élections et celui des demandes à faire à la mairie).

J'ai des bannettes : une sur laquelle j'ai mis une étiquette "à faire direction", une "à réfléchir direction" et une "à classer". Ce qui est "en cours", je le mets dans un cahier à onglets et à spirales que je trimballe avec moi : il y a des feuilles de classeur détachables que je peux ensuite détacher et classer au bon endroit dans mes classeurs du bureau. Je prends des notes dedans quand je suis en réunion.

J'utilise un système de classeurs et de boîtes avec des couleurs : jaune ce qui concerne les élèves, bleu ce qui concerne la pédagogie et les projets, rouge ce qui est institutionnel, et noir ce qui concerne le matériel, la Coop, la mairie, la gestion des AVS et des enseignants.

[clicasos]

Là, comme ça, je pourrais pas forcément tout expliquer avec un tuto et tout et tout mais si tu as besoin, tu me fais signe, on pourra passer par mp, fb messenger ou même skype selon ce qui te convient le mieux

As-tu déjà Thunderbird sur l'ordi en question?

merci beaucoup, oui, j'ai Thunderbird sur l'ordi....je te contacterai sûrement par mp car les autres je ne sais pas et je n'ai pas...

[clicasos]

J'utilise un grand cahier que j'appelle le cahier "post-it" : 5 colonnes : date, qui, pour qui, quoi (grande colonne) et suite à donner. Je note et je demande à tout le monde d'écrire dedans. Coups de fil, choses à penser, etc. J'écris aussi dedans ce que j'ai à faire, ce que ma secretaire a à faire (parce que bien souvent, j'y pense le soir quand elle est partie). J'encourage aussi mes collègues à noter dedans ce qu'elle me demandent bien souvent entre deux portes dans la journée. Je note au fur et à mesure ce qui est fait.

Parce que, contrairement à toi, clicasos, j'ai très peu de mémoire auditive : le grand âge, sans doute ! ;-)

C'est assez pratique, car du coup, on conserve dans ce cahier les traces des appels, la date, les numéros de téléphone et l'objet des appels. Je conserve les cahiers d'une année sur l'autre, ça a été parfois utile.

J'ai par ailleurs un tableau magnétique (tout petit !) où j'affiche les calendriers des opérations en cours (en ce moment, il y a le calendrier des élections et celui des demandes à faire à la mairie).

J'ai des bannettes : une sur laquelle j'ai mis une étiquette "à faire direction", une "à réfléchir direction" et une "à classer". Ce qui est "en cours", je le mets dans un cahier à onglets et à spirales que je trimballe avec moi : il y a des feuilles de classeur détachables que je peux ensuite détacher et classer au bon endroit dans mes classeurs du bureau. Je prends des notes dedans quand je suis en réunion.

J'utilise un système de classeurs et de boîtes avec des couleurs : jaune ce qui concerne les élèves, bleu ce qui concerne la pédagogie et les projets, rouge ce qui est institutionnel, et noir ce qui concerne le matériel, la Coop, la mairie, la gestion des AVS et des enseignants.

ah oui un grand cahier, au moins on ne perd pas les feuilles...c'est que j'avais pensé avec un système de colonnes mais plutôt avec des intitulés par destinataires (mairie, base élèves....)

les banettes, j'en ai déjà eu et je me laisse vite déborder, j'ai du mal à ranger au fur et à mesure....par contre j'ai fait des dossiers et des sous-dossiers par thèmes aussi pour l'année en cours et à la fin, je range dans une boîte archive pour l'année...

Je ne sais pas d'ailleurs ce qui est le plus efficace pour l'archivage : par année ou par thématique (mais c'est autre chose !!! , d'ailleurs gardez-vous toutes les autorisations par exemple photos de classe, actions ou les jetez-vous quand l'année est terminée ? )

[graindecafé]

Je ne sais pas d'ailleurs ce qui est le plus efficace pour l'archivage : par année ou par thématique (mais c'est autre chose !!! , d'ailleurs gardez-vous toutes les autorisations par exemple photos de classe, actions ou les jetez-vous quand l'année est terminée ? )

Pour l'archivage, une bonne gestion de l'ordinateur avec par exemple une Dropbox pour les circulaires, les choses reconduites d'une année sur l'autre (notamment pour faire du copier-collé...), les dossiers particuliers type PPS par exemple. Des boîtes pour les archives obligatoires (cahiers d'appel, registres des élèves, Pv des élections, etc). Le reste ? Broyé puis jeté dans une grande poubelle ou déposé au tri s'il n'y a pas de données d'élèves.