clicasos Posté(e) 19 septembre 2015 Auteur Posté(e) 19 septembre 2015 Je ne sais pas d'ailleurs ce qui est le plus efficace pour l'archivage : par année ou par thématique (mais c'est autre chose !!! , d'ailleurs gardez-vous toutes les autorisations par exemple photos de classe, actions ou les jetez-vous quand l'année est terminée ? ) Pour l'archivage, une bonne gestion de l'ordinateur avec par exemple une Dropbox pour les circulaires, les choses reconduites d'une année sur l'autre (notamment pour faire du copier-collé...), les dossiers particuliers type PPS par exemple. Des boîtes pour les archives obligatoires (cahiers d'appel, registres des élèves, Pv des élections, etc). Le reste ? Broyé puis jeté dans une grande poubelle ou déposé au tri s'il n'y a pas de données d'élèves. sur l'ordi ça va, il y avait du boulot après avoir pris la suite de ma directrice partie à la retraite après 33 ans et encore moins douée que moi pour l'informatique...donc cette année pour la 4ème année, j'ai gagné du temps en reprenant les docs usuels d'une année sur l'autre... Avec l'archivage papier ,j'ai du mal, j'ai beaucoup jeté (des choses plus "vieilles que moi ") mais je conserve encore beaucoup...encore trop...et je manque de place car pas de bureau et pas de lieu pour archiver non plus donc je sature !! Mais là,je dévie....
helenel Posté(e) 19 septembre 2015 Posté(e) 19 septembre 2015 Bonjour !! Directrice d'une école de 3 classes donc non déchargée (quoique j'ai maintenant 10 jours dans l'année !!!) , j'arrive à gérer toutes les paperasses, enquêtes et autres que l'on nous demande mais j'ai un petit problème d'organisation. Je note tout ce que je dois faire sur un petit cahier mais au bout de quelques semaines, je ne m'y repère plus, j'ai des post-its dans tous les coins ou des petits bouts de papier que je cherche sans cesse. Je précise que je n'ai pas de bureau, tout est dans ma classe et je dois gérer en plus mon cours triple ...Heureusement j'ai une excellente mémoire et j'oublie rarement les choses mais bon ça m'énerve quand même un peu de ne pas mieux m'organiser, cela me ferait gagner du temps et me viderai un peu la tête aussi !! Comment faites-vous ? avez-vous un document ou vous notez tout, des pense-bêtes ??? J'ai essayé l'agenda mais il déborde aussi de post-its (agenda trop petit même le plus grand !!) Je pense à un tableau avec par exemple une colonne IEN, une autre vie de l'école... avec les dates butoirs...je réfléchis Merci !! Clicasos Bonjour Clicasos! Même profil que toi ... et moi je crois que j'ai abandonné l'idée même de devenir organisée... J'ai essayé plein de trucs au début parce que ça me rassurait que tout soit "trié", j'avais d'ailleurs un trieur comme ça http://www.amazon.fr/dp/B000SHQ6VW/ref=asc_df_B000SHQ6VW28926856/?tag=googshopfr-21&creative=22686&creativeASIN=B000SHQ6VW&linkCode=df0 Mais ça ne me convenait pas non plus. Depuis 3 ans, j'ai un cahier 24 x 32 où je colle TOUT, dans l'ordre où ça arrive, sauf les trucs IEN qui sont de l'autre côté du cahier ( et que je colle dans l'ordre). Pour tout ce qui est "échéances", je me fais des post-its, des "do to list" en veux-tu en voilà... Là où par contre je m'oblige à trier, c'est sur la boîte mail de l'école : j'ai des dossiers "parents", "amicale" "collègues" "ien", etc.... et dans chaque dossier il y a un sous dossier par année scolaire. Je rêve d'une décharge régulière, je suis convaincue que ça m'aiderait à ne plus vivre la direction comme une succession d'incendies à éteindre d'urgences à gérer!
Anwamanë Posté(e) 19 septembre 2015 Posté(e) 19 septembre 2015 Dans la gestion des mails de l'école, j'utilise la fonction "tri" de thunderbird + je rajoute un code couleur pour ce qui est plus ou moins urgent. Quand l'urgence est traitée mais que je veux pouvoir retrouver mon document, je le passe au "vert". Les fonctions de tri et de code couleur permettent de rapidement retrouver les messages et de faire afficher en quelques clics les plus urgent. Pour la gestion "hors mails", j'utilise un calendrier-agenda qui se pose sur le bureau et je note les échéances dessus, les rendez-vous etc. Les collègues peuvent me noter aussi un rdv avec un parent pour lequel je dois être présente, par exemple. Puis, j'ai encore pour le côté perso mon téléphone avec la fonction calendrier qui peut envoyer des rappels dans la boite mail notamment. Du coup, j'ai bien un agenda papier mais pour ma part, il reste toujours vierge. L'idée de ton tableau peut être intéressante, tu pourrais le mettre dans un "cloud" ou "drive" afin de l'avoir toujours à portée de souris [parce que pour ma part, je bosse sur la direction un peu n'importe quand, dès que j'ai 2 minutes, je les utilise] EDIT: précision: j'ai une direction 6 classes (école sur 2 sites) et 1 journée de décharge. C'est facile à utiliser ? Par contre je ne peux pas consulter mes mails ailleurs que sur mon pc du coup ?
orely72 Posté(e) 19 septembre 2015 Posté(e) 19 septembre 2015 Tu peux toujours les consulter ailleurs mais du coup tu ne pourras pas voir les fonctions "filtres" (qui permet le tri) et "étiquettes" (codage couleurs) puisque ça fait partie du logiciel de gestions de mails. Faut juste faire attention au premier paramétrage de Thunderbird en lui demandant de laisser sur le serveur les messages et de ne supprimer que ceux que tu supprimes [sinon, par défaut il aspire les mails et ne les conservent qu'à un seul endroit]
clicasos Posté(e) 19 septembre 2015 Auteur Posté(e) 19 septembre 2015 Bonjour !! Directrice d'une école de 3 classes donc non déchargée (quoique j'ai maintenant 10 jours dans l'année !!!) , j'arrive à gérer toutes les paperasses, enquêtes et autres que l'on nous demande mais j'ai un petit problème d'organisation. Je note tout ce que je dois faire sur un petit cahier mais au bout de quelques semaines, je ne m'y repère plus, j'ai des post-its dans tous les coins ou des petits bouts de papier que je cherche sans cesse. Je précise que je n'ai pas de bureau, tout est dans ma classe et je dois gérer en plus mon cours triple ...Heureusement j'ai une excellente mémoire et j'oublie rarement les choses mais bon ça m'énerve quand même un peu de ne pas mieux m'organiser, cela me ferait gagner du temps et me viderai un peu la tête aussi !! Comment faites-vous ? avez-vous un document ou vous notez tout, des pense-bêtes ??? J'ai essayé l'agenda mais il déborde aussi de post-its (agenda trop petit même le plus grand !!) Je pense à un tableau avec par exemple une colonne IEN, une autre vie de l'école... avec les dates butoirs...je réfléchis Merci !! Clicasos Bonjour Clicasos! Même profil que toi ... et moi je crois que j'ai abandonné l'idée même de devenir organisée... J'ai essayé plein de trucs au début parce que ça me rassurait que tout soit "trié", j'avais d'ailleurs un trieur comme ça http://www.amazon.fr/dp/B000SHQ6VW/ref=asc_df_B000SHQ6VW28926856/?tag=googshopfr-21&creative=22686&creativeASIN=B000SHQ6VW&linkCode=df0 Mais ça ne me convenait pas non plus. Depuis 3 ans, j'ai un cahier 24 x 32 où je colle TOUT, dans l'ordre où ça arrive, sauf les trucs IEN qui sont de l'autre côté du cahier ( et que je colle dans l'ordre). Pour tout ce qui est "échéances", je me fais des post-its, des "do to list" en veux-tu en voilà... Là où par contre je m'oblige à trier, c'est sur la boîte mail de l'école : j'ai des dossiers "parents", "amicale" "collègues" "ien", etc.... et dans chaque dossier il y a un sous dossier par année scolaire. Je rêve d'une décharge régulière, je suis convaincue que ça m'aiderait à ne plus vivre la direction comme une succession d'incendies à éteindre d'urgences à gérer! je suis comme toi, il suffit de voir ma signature Je penche de plus en plus sur le cahier, je ne suis pas "prête" au tout virtuel !! Trier la boîte mail, je devrais le faire aussi, il y a tous les mails depuis le début donc des milliers....et pour s'y retrouver ...ben...pas possible... Je vais voir comment faire et essayer de le mettre en place le plus vite possible... Je rêve aussi d'une décharge, 10 jours cette année c'est déjà ça mais quand je vois une collègue dans le village à côté qui a 4 classes, donc une quinzaine d'élèves en plus et qui a une journée de décharge et une secrétaire ....arrrgh...
kissy78 Posté(e) 19 septembre 2015 Posté(e) 19 septembre 2015 Non déchargée également, j'ai un agenda semainier où je note tout tout tout! La colonne de droite "Notes" est toujours bien remplie. A côté de ça, un peu sur le même principe que graindecafé, j'ai un petit cahier 96p je crois où je note les appels, les infos... de la journée. C'est facile pour moi de me repérer quand je cherche une info car il y a la date et je change de couleur à chaque jour! Je garde le cahier des années précédentes, ça me sert bien en début d'année ou même en cours d'année.. Les collègues me notent les rdv, les demandes et toutes les infos dans un cahier. Quand je suis en classe et que je pense à un truc pour la direction, je note de suite sur un post-it et je recopie le tout sur mon agenda ou cahier à mon retour dans le bureau. Je m'efforce de trier les mails au moins une fois par semaine. J'ai des sous-dossiers collègues, IEN, Mairie... Quand je reçois une demande, j'essaie de la traiter dans l'immédiat quand cela est possible pour ne pas laisser traîner. Quelque de chose de commencé est toujours terminé, je ne passe pas à une nouvelle demande si la première n'est pas terminée ( je ne sais pas si je suis claire là!) J'essaie de faire les compte-rendus le jour-même. Si ce n'est pas possible je me mets comme impératif de le faire avant la fin de la semaine.
clicasos Posté(e) 19 septembre 2015 Auteur Posté(e) 19 septembre 2015 Non déchargée également, j'ai un agenda semainier où je note tout tout tout! La colonne de droite "Notes" est toujours bien remplie. A côté de ça, un peu sur le même principe que graindecafé, j'ai un petit cahier 96p je crois où je note les appels, les infos... de la journée. C'est facile pour moi de me repérer quand je cherche une info car il y a la date et je change de couleur à chaque jour! Je garde le cahier des années précédentes, ça me sert bien en début d'année ou même en cours d'année.. Les collègues me notent les rdv, les demandes et toutes les infos dans un cahier. Quand je suis en classe et que je pense à un truc pour la direction, je note de suite sur un post-it et je recopie le tout sur mon agenda ou cahier à mon retour dans le bureau. Je m'efforce de trier les mails au moins une fois par semaine. J'ai des sous-dossiers collègues, IEN, Mairie... Quand je reçois une demande, j'essaie de la traiter dans l'immédiat quand cela est possible pour ne pas laisser traîner. Quelque de chose de commencé est toujours terminé, je ne passe pas à une nouvelle demande si la première n'est pas terminée ( je ne sais pas si je suis claire là!) J'essaie de faire les compte-rendus le jour-même. Si ce n'est pas possible je me mets comme impératif de le faire avant la fin de la semaine. le cahier me semble utilisé par beaucoup....c'est bien ...au moins j'éviterai tous mes petits bouts de papier... vous le laissez à l'école ou vous le prenez à la maison ??? Aujourd'hui, j'ai pris l'ordi portable car le projet d'école à faire, la fiche action APC , les demandes de l'ien, les protocoles avs... et à l'école pas le temps... Il y a quand même des moments où j'ai plus l'impression de faire de l'administratif que de faire la classe !!!!
helenel Posté(e) 19 septembre 2015 Posté(e) 19 septembre 2015 Bonjour !! Directrice d'une école de 3 classes donc non déchargée (quoique j'ai maintenant 10 jours dans l'année !!!) , j'arrive à gérer toutes les paperasses, enquêtes et autres que l'on nous demande mais j'ai un petit problème d'organisation. Je note tout ce que je dois faire sur un petit cahier mais au bout de quelques semaines, je ne m'y repère plus, j'ai des post-its dans tous les coins ou des petits bouts de papier que je cherche sans cesse. Je précise que je n'ai pas de bureau, tout est dans ma classe et je dois gérer en plus mon cours triple ...Heureusement j'ai une excellente mémoire et j'oublie rarement les choses mais bon ça m'énerve quand même un peu de ne pas mieux m'organiser, cela me ferait gagner du temps et me viderai un peu la tête aussi !! Comment faites-vous ? avez-vous un document ou vous notez tout, des pense-bêtes ??? J'ai essayé l'agenda mais il déborde aussi de post-its (agenda trop petit même le plus grand !!) Je pense à un tableau avec par exemple une colonne IEN, une autre vie de l'école... avec les dates butoirs...je réfléchis Merci !! Clicasos Bonjour Clicasos! Même profil que toi ... et moi je crois que j'ai abandonné l'idée même de devenir organisée... J'ai essayé plein de trucs au début parce que ça me rassurait que tout soit "trié", j'avais d'ailleurs un trieur comme ça http://www.amazon.fr/dp/B000SHQ6VW/ref=asc_df_B000SHQ6VW28926856/?tag=googshopfr-21&creative=22686&creativeASIN=B000SHQ6VW&linkCode=df0 Mais ça ne me convenait pas non plus. Depuis 3 ans, j'ai un cahier 24 x 32 où je colle TOUT, dans l'ordre où ça arrive, sauf les trucs IEN qui sont de l'autre côté du cahier ( et que je colle dans l'ordre). Pour tout ce qui est "échéances", je me fais des post-its, des "do to list" en veux-tu en voilà... Là où par contre je m'oblige à trier, c'est sur la boîte mail de l'école : j'ai des dossiers "parents", "amicale" "collègues" "ien", etc.... et dans chaque dossier il y a un sous dossier par année scolaire. Je rêve d'une décharge régulière, je suis convaincue que ça m'aiderait à ne plus vivre la direction comme une succession d'incendies à éteindre d'urgences à gérer! je suis comme toi, il suffit de voir ma signature Je penche de plus en plus sur le cahier, je ne suis pas "prête" au tout virtuel !! Trier la boîte mail, je devrais le faire aussi, il y a tous les mails depuis le début donc des milliers....et pour s'y retrouver ...ben...pas possible... Je vais voir comment faire et essayer de le mettre en place le plus vite possible... Je rêve aussi d'une décharge, 10 jours cette année c'est déjà ça mais quand je vois une collègue dans le village à côté qui a 4 classes, donc une quinzaine d'élèves en plus et qui a une journée de décharge et une secrétaire ....arrrgh... Ah ouais!!! j'ai eu vendredi ma première journée de décharge, c'était royal!! j'ai pu mettre à jour base élève avec les fiches de renseignements, c'est le truc que j'arrive pas à faire la semaine. Mon souci c'est que, pour le "quotidien", en arrivant "tôt" à l'école (7h15), j'arrive à gérer, mais pour les gros dossiers, j'ai besoin d'avoir des longs créneaux devant moi, genre 2-3 heures (sans décharge, je venais le dimanche , comment faire autrement?) Je me dis aussi que 3 ou 4 classes, au niveau volume de travail, ça doit pas être si différent, mais qu'apparemment pour l'administration, ça justifie une toute autre reconnaissance au niveau de la décharge... Pour le tri de mails, je me souviens la première année avoir fouillé les archives pour retrouver un devis de la compagnie de bus... bref, depuis ce jour je classe et je retrouve (presque toujours) tout rapidement!
graindecafé Posté(e) 19 septembre 2015 Posté(e) 19 septembre 2015 Pour les Rv, j'ai un agenda école, ce sont des feuilles format grand classeur. Tout le monde y note les RV, les sorties, les réunions, les animations pédagogiques, etc. Et les compte-rendus, je les écris à l'avance le plus souvent possible. Ça m'aide à structurer les réunions, et ensuite, je n'ai plus qu'à rajouter, modifier en fonction de ce qui a été dit. Ça marche surtout bien sûr pour les CE ou les CM un peu formels en debut d'année.
clicasos Posté(e) 19 septembre 2015 Auteur Posté(e) 19 septembre 2015 Bonjour !! Directrice d'une école de 3 classes donc non déchargée (quoique j'ai maintenant 10 jours dans l'année !!!) , j'arrive à gérer toutes les paperasses, enquêtes et autres que l'on nous demande mais j'ai un petit problème d'organisation. Je note tout ce que je dois faire sur un petit cahier mais au bout de quelques semaines, je ne m'y repère plus, j'ai des post-its dans tous les coins ou des petits bouts de papier que je cherche sans cesse. Je précise que je n'ai pas de bureau, tout est dans ma classe et je dois gérer en plus mon cours triple ...Heureusement j'ai une excellente mémoire et j'oublie rarement les choses mais bon ça m'énerve quand même un peu de ne pas mieux m'organiser, cela me ferait gagner du temps et me viderai un peu la tête aussi !! Comment faites-vous ? avez-vous un document ou vous notez tout, des pense-bêtes ??? J'ai essayé l'agenda mais il déborde aussi de post-its (agenda trop petit même le plus grand !!) Je pense à un tableau avec par exemple une colonne IEN, une autre vie de l'école... avec les dates butoirs...je réfléchis Merci !! Clicasos Bonjour Clicasos! Même profil que toi ... et moi je crois que j'ai abandonné l'idée même de devenir organisée... J'ai essayé plein de trucs au début parce que ça me rassurait que tout soit "trié", j'avais d'ailleurs un trieur comme ça http://www.amazon.fr/dp/B000SHQ6VW/ref=asc_df_B000SHQ6VW28926856/?tag=googshopfr-21&creative=22686&creativeASIN=B000SHQ6VW&linkCode=df0 Mais ça ne me convenait pas non plus. Depuis 3 ans, j'ai un cahier 24 x 32 où je colle TOUT, dans l'ordre où ça arrive, sauf les trucs IEN qui sont de l'autre côté du cahier ( et que je colle dans l'ordre). Pour tout ce qui est "échéances", je me fais des post-its, des "do to list" en veux-tu en voilà... Là où par contre je m'oblige à trier, c'est sur la boîte mail de l'école : j'ai des dossiers "parents", "amicale" "collègues" "ien", etc.... et dans chaque dossier il y a un sous dossier par année scolaire. Je rêve d'une décharge régulière, je suis convaincue que ça m'aiderait à ne plus vivre la direction comme une succession d'incendies à éteindre d'urgences à gérer! je suis comme toi, il suffit de voir ma signature Je penche de plus en plus sur le cahier, je ne suis pas "prête" au tout virtuel !! Trier la boîte mail, je devrais le faire aussi, il y a tous les mails depuis le début donc des milliers....et pour s'y retrouver ...ben...pas possible... Je vais voir comment faire et essayer de le mettre en place le plus vite possible... Je rêve aussi d'une décharge, 10 jours cette année c'est déjà ça mais quand je vois une collègue dans le village à côté qui a 4 classes, donc une quinzaine d'élèves en plus et qui a une journée de décharge et une secrétaire ....arrrgh... Ah ouais!!! j'ai eu vendredi ma première journée de décharge, c'était royal!! j'ai pu mettre à jour base élève avec les fiches de renseignements, c'est le truc que j'arrive pas à faire la semaine. Mon souci c'est que, pour le "quotidien", en arrivant "tôt" à l'école (7h15), j'arrive à gérer, mais pour les gros dossiers, j'ai besoin d'avoir des longs créneaux devant moi, genre 2-3 heures (sans décharge, je venais le dimanche , comment faire autrement?) Je me dis aussi que 3 ou 4 classes, au niveau volume de travail, ça doit pas être si différent, mais qu'apparemment pour l'administration, ça justifie une toute autre reconnaissance au niveau de la décharge... Pour le tri de mails, je me souviens la première année avoir fouillé les archives pour retrouver un devis de la compagnie de bus... bref, depuis ce jour je classe et je retrouve (presque toujours) tout rapidement! j'ai eu la mienne la semaine dernière et j'en ai demandé une en octobre après les élections... on nous avait dit qu'un planning allait être fait ....on attend.... heureusement la secrétaire de la circo est bien et on arrive toujours à trouver un moment ...mais en même temps je me dis que si je ne "réclamais" pas, et bien, je n'aurai rien... J'ai le même souci que le tien mais je ne peux pas arriver tôt comme toi....donc à la maison ou pendant le temps de TAP comme je reste à l'école pour attendre ma fille mais dès fois pour les gros dossiers c'est compliqué comme tu le dis...par exemple ...comment on cale les équipes éducatives ?? Je demande alors à être remplacée mais ça ne marche pas toujours... Heureusement aussi j'ai des collègues bien sympa mais il y a des choses que seul le directeur peut faire...
clicasos Posté(e) 19 septembre 2015 Auteur Posté(e) 19 septembre 2015 Pour les Rv, j'ai un agenda école, ce sont des feuilles format grand classeur. Tout le monde y note les RV, les sorties, les réunions, les animations pédagogiques, etc. Et les compte-rendus, je les écris à l'avance le plus souvent possible. Ça m'aide à structurer les réunions, et ensuite, je n'ai plus qu'à rajouter, modifier en fonction de ce qui a été dit. Ça marche surtout bien sûr pour les CE ou les CM un peu formels en debut d'année. +1 pour les compte-rendus, ça aide bien ...
helenel Posté(e) 19 septembre 2015 Posté(e) 19 septembre 2015 Pour les Rv, j'ai un agenda école, ce sont des feuilles format grand classeur. Tout le monde y note les RV, les sorties, les réunions, les animations pédagogiques, etc. Et les compte-rendus, je les écris à l'avance le plus souvent possible. Ça m'aide à structurer les réunions, et ensuite, je n'ai plus qu'à rajouter, modifier en fonction de ce qui a été dit. Ça marche surtout bien sûr pour les CE ou les CM un peu formels en debut d'année. +1 pour les compte-rendus, ça aide bien ... Pareil!
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