classement docs direction

[krisl]

bonjour!

c'est ma première année en tant que directrice (enfin, chargée d'école ).

j'ai un peu de mal à m'organiser et surtout à trouver un système de classement efficace de tous les docs.

j'ai fait une recherche sur le forum et tout ce que j'ai trouvé c'est quoi garder, combien de temps... (maintenant après toutes ces pages je suis au clair là dessus. )

j'ai passé plusieurs jours en juillet à faire le tri dans tous les documents mais après ça j'obtiens un joyeux meli-melo "administratif" et un classeur avec sorties, ramassage scolaire, spectacles, ... et je m'y retrouve pas!

s'il vous plaît est-ce que vous pouvez me donner des tuyaux sur vos classements??

[Maïs]

Alors moi j'ai 3 corbeilles :

-dans la première: 2 chemises ( 1 inspection académique, 1 inspection départementale)

-dans la deuxième: même chose: 1 mairie; 1 divers(PMI, Bibliothèque, MJC...)

-dans la troisième: 1 sorties, 1 spectacles

Un meuble à casiers:

-Inscriptions (registre matricule, fiches d'inscriptions, certificats de radiation...)

-Elections

-Budget (factures ...)

-Association (OCCE pour toi sans doute)

-Assurances (déclarations d'accidents registre de sécurité....)

-Projet d'école, conseils d'école, livret d'évaluations

-Elèves en difficultés ( suivi, documents de la CCPE...)

-Documents (fiches tel, fiches d'urgence etc...)

J'archive chaque année scolaire au mois de juillet dans une boite que je range dans l'arrière bureau

[dada]

Pour moi

J'ai un trieur

-IA

-Mairie

-Quartier

-Syndicat

-Divers

je mets dedans, ça me sert de navette pour les collègues en même temps

Quand j'ai le temps je vide ce trieur pour mettre les papiers dans des pochettes à volets avec le même intitulé

Aux grandes vacances, je fais le vide en m'aidant des doc que tu as trouvé sur la conservation des archives et je mets le tout en boîte à archives

Pour les papiers autres genre registres matricule, doc Ais, registre de sécurité, signalements, plainte divers , registre conseil d'école, conseil des maitres...j'ai comme Maïs un meuble à casier

[IsaG]

Je mets tout dans des pochettes cartonnées:

- notes de service

- inscriptions

- statistiques

- OCCE

- mairie

- avis de suppléances

- sorties scolaires de l'année...

[emem]

- Tout dans des pochettes à élastique avec un titre sur la tranche. Dans la pochette "Élections" par exemple, je mets toute la doc relative à l'organisation, le BO "élections" etc.

- Si un collègue a besoin d'un doc il emprunte la pochette.

- Sur chaque pochette, j'écris au fur et à mesure le contenu.

- J'écris aussi des infos utiles, j'y colle des post-it.

- Elles sont numérotées, et j'ai une liste de ces pochettes (plus rapide à retrouver).

- Si je ne sais pas où classer un nouveau doc, je n'hésite pas à créer une nouvelle pochette.

- S'il existe deux pochettes où je peux classer un même document, le particulier l'emporte sur le général.

Pour la doc pas encore classée, j'ai 4 paniers :

information officielle (BO, notes IEN, notes IA, etc.) : à faire circuler

information diverse (commerciale, syndicale, etc.) : à faire circuler

puis quand l'info a circulé :

information officielle (BO, notes IEN, notes IA, etc.) : à classer

information diverse (commerciale, syndicale, etc.) : à classer

[krisl]

merci!

ah!que ferais-je sans vous???

[dada]

merci!  

ah!que ferais-je sans vous???

<{POST_SNAPBACK}>

Tu ferais comme on a fait au début, tu bidouillerais pour trouver TA solution :P :P

[mimicar]

Bonjour j'ai envie et besoin de trier au bout de plusieurs années maintenant. J'ai le nouveau classeur, l'ancien et les intercalaires. Je voudrais que chaque feuille puisse être à sa place mais bon je suis tellement désorganisée que je ne voudrais rien oublier.

Je pense à :

Documents école/classe

Courriers IEN/IA

Courriers Mots parents

Courriers SIVE/Mairie

Courriers autres

Collègues

Sorties (projets et formulaires)

OCCE (inscription, assurance, coopé)

USEP

Sécurité 

Elèves en difficulté (équipe éducative, bilan compétences vierges, ASH...)

Natation

= 12 intercalaires (ça tombe bien)

Après j'ai une pochette pour sécurité, natation, compte rendus de réunion, équipes éducatives, USEP, et coopé mais ça permet de ranger directement pour l'année sans chercher les pochettes ou surtout comme moi de faire des tas les uns sur les autres sur le bureau en me disans que je les rangerai pkus tard (ce que je ne fais pas finalement)!

 

Vous en pensez quoi??

 

Rien à voir mais les documents PPS ça reste chez le référent de scolarité ou on les récupère??

 

 

[orime]

Une armoire ne me suffit pas, j'imagine à peine un classeur 

Tu peux prévoir

-un truc base élève/afflenet (les fiches volet 1 et 2)

-inscriptions/radiations

-mouvement (peut être que tu mets ça dans "collègues"

 

 

[mamiebrossard]

ici j'ai deux rangements :

- ordi avec plein de dossiers (administration : mairie, ia, ien, ..., documents enseignants, mots, radiation-inscription, EE/ESS, USEP, budget mairie, coop, sorties, sécurité, sport, plannings divers

- une armoire avec des dossiers : radiation-inscription, sorties, autorisation sorties, liaison cm2-6ème, AESH, sécurité, suivi des élèves (ceux qui n'ont pas encore de suivi MDPH mais pour qui ont a fait des EE, des PPRE ..., dossier PPS, PAI, compte-rendu des conseils, 

[mimicar]

Ah oui j'ai oublié de préciser l'essentiel :-) Je n'ai que deux classes donc je cherche une organisation de classeur à l'année du genre du trieur semaine ou mois de ceux qui ont beaucoup de classes dans l'école. Je n'ai pas de décharge du coup et je suis assez désorganisée. En plus c'est du cycle 2 donc pas trop d'inscriptions ou de radiations (j'en ai 2 ou 3 par an que je mets à la fin du registre matricule). Niveau collègues j'en ai un ou deux donc ça va pas de panique pour ça...J'ai aussi une pochette spéciale pour Base Elèves.

En fait je n'ai plus envie de rechercher à la dernière minute le formulaire de sortie pour le bus, le mot pour les poux ou la lettre à la mairie pour le carnaval par exemple donc voilà chez moi c'est modeste! Mais avec le double niveau, la route et les enfants je préfère gagner du temps que d'en perdre (enfin comme tout le monde!) :-) J'ai des pochettes archivées pour tout mais pas d'organisation pour ranger au jour le jour voire à la demi journée. J'ai repris mon classeur ce soir et j'ai ajouté Elections de parents.

Merci en tout cas pour vos réponses.

[mamancanelle]

Bonjour,

Après 2 ans de chargée d'école et 4 ans de dirlette, j'ai opté pour les classeurs, c'est ce que je préfère avec un jeu de 6 intercalaires dans chaque. J'en ai un certains nombre :

- PPMS (gros classeur)

- IEN / IA : j'y range les courriers importants et les notes de liaison... (gros classeur)

- Mairie : courrier mairie / PLEA / Budget fonctionnement, investissement... (gros classeur)

- Elèves à besoin éducatifs particuliers : PAI / PPS / Demande RASED / Equipes Educatives /  IP ... (gros classeur)

- Piscine : règlementation (taux d'encadrement) / Agréments Parents / Projet piscine de l'école... (moyen classeur)

- OCCE : relevé de compte / Factures / Courrier de la banque (moyen classeur)

- Compte rendu CE (moyen classeur)

- Elections de parents d'élèves : modèle d'enveloppe / explication "Comment voter" / Résultats des élections (PV)... (moyen classeur)

- Classeur Attentat : divers documents sur comment aborder le sujet avec les élèves (Petit classeur, pour l'instant...)

- APC : autorisation des parents classées par période (petit classeur)

- Sorties scolaires : règlementations / 1 intercalaires par type de sortie / demandes des enseignants (moyen classeur)

Je vous l'accorde, ça fait beaucoup mais je retrouve tout, tout de suite en moins de deux secondes. Voili voilou.