Comment et quoi archiver ?

[katalax]

Bonjour, première année de direction cette année. Je change d'école à la rentrée pour un poste définitif.

Voilà je voudrais qu'on lance un sujet sur l'archivage.

Comptes coop OCCE : 10 ans

Livrets scolaires :

Livrets d'évaluations :

Cahiers d'appel :

Autres :

Merci

[easytoremember]

BO n°24 - 16 juin 2005 : Tri et conservation des archives concernant l'Education Nationale.

Tout y est!

[katalax]

Merci

[easytoremember]

Oui très juste...

C'est que je ne suis encore qu'un garnement...pas très au clair sur ce que l'on a le droit ou pas de mettre en lien, en pièces jointes, tout ça.

Pas tant que je sois obsédée de réglementations, mais je ne voudrais pas me faire évincer, bannir ou que sais-je encore dès mon premier jour.

[dada]

BO n°24 - 16 juin 2005 : Tri et conservation des archives concernant l'Education Nationale.

Tout y est!

Juste une remarque : mets le lien...

Un truc comme ça : à voir ici.

Oui très juste...

C'est que je ne suis encore qu'un garnement...pas très au clair sur ce que l'on a le droit ou pas de mettre en lien, en pièces jointes, tout ça.

Pas tant que je sois obsédée de réglementations, mais je ne voudrais pas me faire évincer, bannir ou que sais-je encore dès mon premier jour.

T'inquiéte, si on voit que tu mets quelque chose de pas bien en lien, on t'envoie un petit MP pour t'avertir et tu effaces... compte sur nous!!!

Et même que quand le lien ne fonctionne pas on le dit aussi

Allez je suis gentille tiens

[clicasos]

Bonjour,

Je rebondis sur ce post car je suis passée à l'école ce matin et j'ai "rererere" mis mon nez dans les "archives" ...Ma directrice arrivait apparemment à s'y retrouver mais moi je suis débordée par les pochettes qui explosent, les boîtes archives qui sont pleines à craquer ou avec 4 documents dedans...

Je sais très bien que je n'arriverai pas à tout classer avant la rentrée, j'ai aussi ma classe à préparer et ce sont encore les vacances !!!

Je sais en gros grâce au fameux BO ce qu'il faut conserver (quoique j'aurai quelques questions en vrac...)par contre je me demande comment tout classer, comment faites-vous pour "optimiser" la place (car en plus je n'ai pas de bureau, tout est dans la classe)? Je pense à 3 solutions

1) classement thématique puis à l'intérieur classement par année scolaire

2) classement par année scolaire et à l'intérieur thématique

3 classement thématique et un classeur pour l'année en cours qui à la fin de l'année serait remis dans le classement thématique ???

J'aimerai organiser un peu tout cela, sachant très bien que je ne reclasserai pas 25 ans d'archives dans les semaines qui viennent...mais au moins pour démarrer l'année avec quelque chose de fonctionnel ...

Bref comment voyez-vous la chose ?

Petites questions en vrac :

j'ai trouvé :

des cahiers avec les absences des enseignants notées (raison, date) ...à garder ??

des évaluations de CP de 2002 ( des élèves qui entrent au lycée !! ....à jeter ???

des notifications d'entrée , d'affectation en 6ème...à garder ???

Merci pour votre aide car je me sens un peu débordée par l'ampleur du rangement ???

[helenel]

Bonjour,

Je rebondis sur ce post car je suis passée à l'école ce matin et j'ai "rererere" mis mon nez dans les "archives" ...Ma directrice arrivait apparemment à s'y retrouver mais moi je suis débordée par les pochettes qui explosent, les boîtes archives qui sont pleines à craquer ou avec 4 documents dedans...

Je sais très bien que je n'arriverai pas à tout classer avant la rentrée, j'ai aussi ma classe à préparer et ce sont encore les vacances !!!

Je sais en gros grâce au fameux BO ce qu'il faut conserver (quoique j'aurai quelques questions en vrac...)par contre je me demande comment tout classer, comment faites-vous pour "optimiser" la place (car en plus je n'ai pas de bureau, tout est dans la classe)? Je pense à 3 solutions

1) classement thématique puis à l'intérieur classement par année scolaire

2) classement par année scolaire et à l'intérieur thématique

3 classement thématique et un classeur pour l'année en cours qui à la fin de l'année serait remis dans le classement thématique ???

J'aimerai organiser un peu tout cela, sachant très bien que je ne reclasserai pas 25 ans d'archives dans les semaines qui viennent...mais au moins pour démarrer l'année avec quelque chose de fonctionnel ...

Bref comment voyez-vous la chose ?

Petites questions en vrac :

j'ai trouvé :

des cahiers avec les absences des enseignants notées (raison, date) ...à garder ??

des évaluations de CP de 2002 ( des élèves qui entrent au lycée !! ....à jeter ???

des notifications d'entrée , d'affectation en 6ème...à garder ???

Merci pour votre aide car je me sens un peu débordée par l'ampleur du rangement ???

en plus il faut tenir compte de 2 types d'archives : numériques ET papier.

Donc pour le numérique, j'ai un fichier par année scolaire, et des sous-dossiers (rentrée, piscine, mots aux parents, collège, personnel, stages, MDPH, etc...). Je date toujours les titres (demande_subvention_mairie_piscine_2011, par ex)

Papier, j'ai un classeur, tu sais à compartiments qui pendouillent, avec en gros les mêmes catégories que pour les archives numériques. Dans chaque compartiment il y a 2 pochettes : une "année en cours" et une autre "N-1". Ce qui concerne les années précédentes, je mets tout "indifféremment" dans une grosse pochette portant le n° de l'année. En début d'année scolaire je fais le tri de mes pochettes. Le directeur avant moi était super carré, ça aide.

[helenel]

Petites questions en vrac :

j'ai trouvé :

des cahiers avec les absences des enseignants notées (raison, date) ...à garder ?? => à jeter, on n'est même pas tenu de le faire, ce genre d'info est tenu par l'ia j'imagine

des évaluations de CP de 2002 ( des élèves qui entrent au lycée !! ....à jeter ??? => je jette, ça aurait dû être donné aux familles, non? si elles sont encore dans le secteur, je fais passer via les frères et soeurs, sinon, recyclage.

des notifications d'entrée , d'affectation en 6ème...à garder ??? => ce doivent être des doubles de ce qui a été transmis aux familles, je ne garde pas.

[clicasos]

Je n'avais pas pensé aux doc numériques !!! Là, je sais que ma directrice n'y mettait jamais le nez car elle et les ordis ça faisait plus que 2 et je ne suis pas sûre que notre AVS soit très ordonnée, elle est formidable, efficace mais par contre le rangement et elle n'étaient pas amis !!!

Merci pour tes réponses !!!

[dada]

Ici j'ai des pochettes par thème : CE, élections, sortie, mairie, atsem....

En fin d'année je prends tout , je jette ce qui est à jeter, le reste je le glisse dans une boîte à archives avec l'année noté dessus. Je fais une boîte particulière pour la compta OCCE car il faut la conserver longtemps et j'ai une caisse pour les registres matricules et cahiers d'appel. Lors de ce tri de fin d'année, j'élimine ce qui doit s'éliminer des archives précédentes si j'en ai le temps.

[clicasos]

Ici j'ai des pochettes par thème : CE, élections, sortie, mairie, atsem....

En fin d'année je prends tout , je jette ce qui est à jeter, le reste je le glisse dans une boîte à archives avec l'année noté dessus. Je fais une boîte particulière pour la compta OCCE car il faut la conserver longtemps et j'ai une caisse pour les registres matricules et cahiers d'appel. Lors de ce tri de fin d'année, j'élimine ce qui doit s'éliminer des archives précédentes si j'en ai le temps.

+ 1

Merci pour vos réponses...

Je vais déjà faire un constat des différentes pochettes, jeter ce qui doit l'être (et il y a de quoi !!) et regrouper par grands thèmes... Pour cette année, je ferai au fur et à mesure car en plus je ne serai pas présente toute l'année....

[clicasos]

J'ai jeté beaucoup de choses à la fin de ma 1ère année de direction, parce que j'avais une vue d'ensemble de ce qui ne servait à rien....

Mais l'ancienne dirlo était très ordonnée, donc ça aide.

Bon courage!

Merci !!!!

C'est vrai qu'avec la pratique, cela devrait m'aider à y voir plus clair !!!