Comment et quoi archiver ?

[Aurele08]

Petites questions en vrac :

j'ai trouvé :

des cahiers avec les absences des enseignants notées (raison, date) ...à garder ??

des évaluations de CP de 2002 ( des élèves qui entrent au lycée !! ....à jeter ???

des notifications d'entrée , d'affectation en 6ème...à garder ???

Merci pour votre aide car je me sens un peu débordée par l'ampleur du rangement ???

Je prends un intérim d'intérim de direction et je suis un peu dans le même cas que toi: des boîtes à archives il y en a des dizaines et dans deux salles différentes!!!!!!!!!!!!!!!! Ma collègue de cette année n'a pas pris le temps de trier tout ça (en même temps je ne lui jette pas la pierre, le directeur qui a précédait est parti un peu comme ca sans prévenir et sans donner de nouvelles et elle s'est retrouvée avec la direction à peu près à la rentrée 2010...). Elle quitte l'école à la rentrée et c'est moi qui ai l'immense honneur de reprendre cette direction...

Bref, je n'ai pas tout ouvert, juste quelques pochettes et c'était des demandes d'aide au rased, des PPRE ou des carnets d'évaluations qui datent de 1994 pour les plus vieux (enfin j'en trouverai peut-être des encore plus vieux sait-on jamais...). En gros ces élèves ont à peu près mon âge aujourd'hui... A jeter????????????????

[clicasos]

Je pense que je vais faire mienne la théorie du "rangement par le vide"...Je jette, je jette...

En ce qui concerne les docs des élèves, si je peux redonner aux familles ce que j'ai , je le fait sinon poubelle ...Soit cela aurait dû être transmis à l'époque aux familles, soit au collège au départ en 6ème...Comme maintenant, le collège récupère le minimum de docs...

Pour les demandes d'aide , je ne sais pas si il faut faire de même...à voir dans le fameux BO...Quoique le Rased doit aussi avoir ces archives ? Non ?? Mais bon , quand les élèves sont partis ???

Après, je fais au fur et à mesure, je prends une à deux boîtes archives à peu près sur le même thème (quand c'est noté !!!) et je range...

Bon courage à toi aussi !!

[Aurele08]

Je n'y comprends plus rien... En fait il me semblait que les dossiers scolaires passaient de classe en classe au fur et à mesure de l'école primaire et qu'ils étaient ensuite transmis au collège, qui, lui, transmettait ensuite au lycée. Il me semblait aussi que les dossiers étaient transmis aux élèves à la fin de lycée (ou tout du moins à la fin de l'enseignement secondaire).

Mais dans ce fameux BO que je viens d'imprimer, il est écrit noir sur blanc "Le dossier scolaire ne doit pas être remis à l'élève". !!! Et qu'ils doivent être conservés 10 ou 50 ans (en fait 10 ans "si l'établissement possède un récapitulatif de la situation administrative et pédagogique de l'élève complet (registres matricules, fichiers des élèves, listes des élèves...)".

Concernant le rased, je pense que cela fait partie du dossier scolaire, alors je dois dire que je ne comprends pas pourquoi les fiches de demande d'aide se baladent toutes seules dans des pochettes...

Quelqu'un a-t-il une explication à tous ces mystères???

[helenel]

Je n'y comprends plus rien... En fait il me semblait que les dossiers scolaires passaient de classe en classe au fur et à mesure de l'école primaire et qu'ils étaient ensuite transmis au collège, qui, lui, transmettait ensuite au lycée. Il me semblait aussi que les dossiers étaient transmis aux élèves à la fin de lycée (ou tout du moins à la fin de l'enseignement secondaire).

Mais dans ce fameux BO que je viens d'imprimer, il est écrit noir sur blanc "Le dossier scolaire ne doit pas être remis à l'élève". !!! Et qu'ils doivent être conservés 10 ou 50 ans (en fait 10 ans "si l'établissement possède un récapitulatif de la situation administrative et pédagogique de l'élève complet (registres matricules, fichiers des élèves, listes des élèves...)".

Concernant le rased, je pense que cela fait partie du dossier scolaire, alors je dois dire que je ne comprends pas pourquoi les fiches de demande d'aide se baladent toutes seules dans des pochettes...

Quelqu'un a-t-il une explication à tous ces mystères???

le dossier scolaire, maintenant, avec BE, est numérisé. C'est juste le "parcours scolaire" de l'élève.

Notre collège de secteur ne prend même plus ce que nous appelons "dossier scolaire" avec le résumé du parcours de l'élève, les suivis rased. On transmet le fameux livret personnel et les résultats des évaluations nationales et je ne sais plus quels docs mais qui n'ont rien à voir avec le dossier scolaire...

[Aurele08]

le dossier scolaire, maintenant, avec BE, est numérisé. C'est juste le "parcours scolaire" de l'élève.

Notre collège de secteur ne prend même plus ce que nous appelons "dossier scolaire" avec le résumé du parcours de l'élève, les suivis rased. On transmet le fameux livret personnel et les résultats des évaluations nationales.

Oui mais quand les dossiers ont 15 ans...? On peut les jeter ou il faut les garder quand même? Et les carnets d'évaluations font partie du dossier scolaire non? Et pourtant ils ne sont pas dans base élèves!

[helenel]

Oui mais quand les dossiers ont 15 ans...? On peut les jeter ou il faut les garder quand même? Et les carnets d'évaluations font partie du dossier scolaire non? Et pourtant ils ne sont pas dans base élèves!

je ne sais pas de quels dossiers tu parles, peut être des dossiers "maison", compilant l'ensemble des infos sur l'élève? moi je remets ça aux familles en fin d'année. Le collège n'en veut même pas.

Je pense que ce qu'il faut "garder", c'est le dossier administratif des élèves, genre le registre matricule, les listes d'élèves. Nous ne sommes pas tenus de tenir (!) d'autres dossiers que cela.

Ceci dit, à la fin du lycée, on m'avait remis une grosse enveloppe avec tout un tas de papiers depuis l'école maternelle (mots d'excuses, fiche récap de mon parcours...). Mais ça ne doit plus se faire. En tout cas, ce n'est pas obligatoire.

Tes trucs qui traînent, j'essaierais que les refiler aux familles quand elles sont dans le secteur, sinon, hop recyclage.

[biscottinne]

Vous m'impressionnez à vous mettre dans le rangement des archives de vos prédécesseurs... je me suis retrouvée, lors de ma prise de fonctions il y a trois ans, face à un beau bazar : parfois un rangement superficiel (des jolies pochettes avec de jolis intitulés... mais fourbi dedans!) mais surtout des placards où étaient entassés pelle mel pleins de docs divers et variés... ça c'était le bureau de direction, mais j'ose à peine repenser au reste de l'école (cave et cagibis divers remplis jusqu'au plafond et où on peut à peine mettre un pied). J'ai commencé à prendre du temps (qqs jours déjà) pour faire un tri TRES rapide, juste parce qu'il fallait bien que je puisse moi-même mettre mes affaires : j'ai pris 3 cartons : poubelle, pas très important, très important (type registres matricules et ce qui concerne élèves + factures maire/coop), j'ai fermé les cartons et écris dessus "archives 1970-2008"...

Parce que bon, faire ce genre de tri m'a déjà pris qqs jours (et j'ai des choses encore à trier dans le matériel péda collectif de l'école) alors si il fallait regarder chaque papier pour le mettre dans une belle boite... Je trouve qu'on a déjà assez de travail comme ça en prenant une direction! alors tant pis pour la Mairie qui demande une copie d'une facture vieille de 4 ans, pas envie de prendre 3 heures pour la chercher sans être sûre de la trouver.

Bon courage à vous en tous cas!

[helenel]

Le reste, j'archive dans une grosse boîte verte à roulette qui est dehors, mais je ne comprends pas, chaque semaine tout a disparu...

[Aurele08]

Ah ok ben je crois que j'ai ma réponse alors! Oui quand je parlais de dossier scolaire, pour moi c'était l'ensemble des carnets d'éval de la scolarité, les aides du rased, les participations aux aides personnalisées etc., tout ce qui est "papier" quoi!

Enfin, j'ai la chance d'être dans une circo où l'inspectrice ne nous laisse pas dans la m... J'ai déjà eu quelques échanges de mails pdt les vacs (eh oui elle répond aux mails pendant ses vacances, ce n'est pas tout le monde qui le fait!!!), elle m'avait appelé le jour précédent les vacances pour me rassurer et dans l'un de ses mails elle m'a proposé qu'on se voie avant la rentrée pour qu'elle m'explique ce qui est attendu de moi. J'en profiterai pour lui poser la question!

Merci pour vos réponses!

[clicasos]

Oui mais quand les dossiers ont 15 ans...? On peut les jeter ou il faut les garder quand même? Et les carnets d'évaluations font partie du dossier scolaire non? Et pourtant ils ne sont pas dans base élèves!

je ne sais pas de quels dossiers tu parles, peut être des dossiers "maison", compilant l'ensemble des infos sur l'élève? moi je remets ça aux familles en fin d'année. Le collège n'en veut même pas.

Je pense que ce qu'il faut "garder", c'est le dossier administratif des élèves, genre le registre matricule, les listes d'élèves. Nous ne sommes pas tenus de tenir (!) d'autres dossiers que cela.

Ceci dit, à la fin du lycée, on m'avait remis une grosse enveloppe avec tout un tas de papiers depuis l'école maternelle (mots d'excuses, fiche récap de mon parcours...). Mais ça ne doit plus se faire. En tout cas, ce n'est pas obligatoire.

Tes trucs qui traînent, j'essaierais que les refiler aux familles quand elles sont dans le secteur, sinon, hop recyclage.

Oui, pour moi , les dossiers des élèves reprennent le livret d'éval de l'école, tous les docs concernant le parcours de l'élève...Le dossier "maison" comme tu dis...Depuis 2 ans, on redonne aux familles, avant tout était transmis au collège qui en faisait ???

Bizarre à la fin du lycée pour moi je n'ai rien eu à part le dossier du lycée, et je pense être plus âgée que toi !!!

Vous m'impressionnez à vous mettre dans le rangement des archives de vos prédécesseurs... je me suis retrouvée, lors de ma prise de fonctions il y a trois ans, face à un beau bazar : parfois un rangement superficiel (des jolies pochettes avec de jolis intitulés... mais fourbi dedans!) mais surtout des placards où étaient entassés pelle mel pleins de docs divers et variés... ça c'était le bureau de direction, mais j'ose à peine repenser au reste de l'école (cave et cagibis divers remplis jusqu'au plafond et où on peut à peine mettre un pied). J'ai commencé à prendre du temps (qqs jours déjà) pour faire un tri TRES rapide, juste parce qu'il fallait bien que je puisse moi-même mettre mes affaires : j'ai pris 3 cartons : poubelle, pas très important, très important (type registres matricules et ce qui concerne élèves + factures maire/coop), j'ai fermé les cartons et écris dessus "archives 1970-2008"...

Parce que bon, faire ce genre de tri m'a déjà pris qqs jours (et j'ai des choses encore à trier dans le matériel péda collectif de l'école) alors si il fallait regarder chaque papier pour le mettre dans une belle boite... Je trouve qu'on a déjà assez de travail comme ça en prenant une direction! alors tant pis pour la Mairie qui demande une copie d'une facture vieille de 4 ans, pas envie de prendre 3 heures pour la chercher sans être sûre de la trouver.

Bon courage à vous en tous cas!

Merci, surtout je n'ai pas de place dans ma classe et pas d'endroit où stocker ailleurs dans l'école, donc je dois jeter et j'ai peur de passer à côté de quelque chose ...

Le reste, j'archive dans une grosse boîte verte à roulette qui est dehors, mais je ne comprends pas, chaque semaine tout a disparu...

J'adore

Je sens que je vais aimer cette grosse boîte à roulette dehors !!!

[dada]

Oui mais quand les dossiers ont 15 ans...? On peut les jeter ou il faut les garder quand même? Et les carnets d'évaluations font partie du dossier scolaire non? Et pourtant ils ne sont pas dans base élèves!

je ne sais pas de quels dossiers tu parles, peut être des dossiers "maison", compilant l'ensemble des infos sur l'élève? moi je remets ça aux familles en fin d'année. Le collège n'en veut même pas.

Je pense que ce qu'il faut "garder", c'est le dossier administratif des élèves, genre le registre matricule, les listes d'élèves. Nous ne sommes pas tenus de tenir (!) d'autres dossiers que cela.

Ceci dit, à la fin du lycée, on m'avait remis une grosse enveloppe avec tout un tas de papiers depuis l'école maternelle (mots d'excuses, fiche récap de mon parcours...). Mais ça ne doit plus se faire. En tout cas, ce n'est pas obligatoire.

Tes trucs qui traînent, j'essaierais que les refiler aux familles quand elles sont dans le secteur, sinon, hop recyclage.

Oui, pour moi , les dossiers des élèves reprennent le livret d'éval de l'école, tous les docs concernant le parcours de l'élève...Le dossier "maison" comme tu dis...Depuis 2 ans, on redonne aux familles, avant tout était transmis au collège qui en faisait ???

Bizarre à la fin du lycée pour moi je n'ai rien eu à part le dossier du lycée, et je pense être plus âgée que toi !!!

Vous m'impressionnez à vous mettre dans le rangement des archives de vos prédécesseurs... je me suis retrouvée, lors de ma prise de fonctions il y a trois ans, face à un beau bazar : parfois un rangement superficiel (des jolies pochettes avec de jolis intitulés... mais fourbi dedans!) mais surtout des placards où étaient entassés pelle mel pleins de docs divers et variés... ça c'était le bureau de direction, mais j'ose à peine repenser au reste de l'école (cave et cagibis divers remplis jusqu'au plafond et où on peut à peine mettre un pied). J'ai commencé à prendre du temps (qqs jours déjà) pour faire un tri TRES rapide, juste parce qu'il fallait bien que je puisse moi-même mettre mes affaires : j'ai pris 3 cartons : poubelle, pas très important, très important (type registres matricules et ce qui concerne élèves + factures maire/coop), j'ai fermé les cartons et écris dessus "archives 1970-2008"...

Parce que bon, faire ce genre de tri m'a déjà pris qqs jours (et j'ai des choses encore à trier dans le matériel péda collectif de l'école) alors si il fallait regarder chaque papier pour le mettre dans une belle boite... Je trouve qu'on a déjà assez de travail comme ça en prenant une direction! alors tant pis pour la Mairie qui demande une copie d'une facture vieille de 4 ans, pas envie de prendre 3 heures pour la chercher sans être sûre de la trouver.

Bon courage à vous en tous cas!

Merci, surtout je n'ai pas de place dans ma classe et pas d'endroit où stocker ailleurs dans l'école, donc je dois jeter et j'ai peur de passer à côté de quelque chose ...

Le reste, j'archive dans une grosse boîte verte à roulette qui est dehors, mais je ne comprends pas, chaque semaine tout a disparu...

J'adore

Je sens que je vais aimer cette grosse boîte à roulette dehors !!!

Ici j'en ai une verte et une jaune, je ne sais pas pourquoi mais la jaune est vraiment plus gourmande que la verte

[clicasos]

Ben moi, elle est marron et elle va être grassement nourrie dans les mois qui viennent...