Organisation et classement des documents

[baila33]

Bonjour à tous

 

Je voudrais connaître votre organisation concernant la direction pour le classement des papiers j'ai récupéré la direction et tout est rangé dans des classeurs à thème par exemple classeur RASED classeur sortie classeur sécurité classeur mairie je vous avoue que ce n'est pas très satisfaisant au niveau rangement alors je voudrais connaître votre organisation comment classer les documents.

 

Merci pour votre réponse

[mivette28]

Le classement c'est très personnel , que reproches tu les classeurs, le classement par thèmes ? 

Moi , j'ai un classement dans l'ordi par thèmes : sécurité, conseils d,écoles, conseils de maîtres, factures, APC, rased, MDPH 

j'ai des dossiers suspendus parfois en doublon papier avec l'ordi avec les dossiers MDPH, les registres sécurités, PPMS, registres incendie, documents uniques,....  et j'ai aussi certains classeurs accessibles pour mes collègues : budget' factures , commandes investissements, devis sorties, un classeur formulaires sorties' intervenants, un classeur RASED, un classeur formulaires pour les enseignants ( absences ....) un classeur formulaires santé, PAI, administration de documents, poux, un classeur cahier de liaison ( un exemplaire de tous les documents mis dans le cahier de liaison dans l'année) , un classeur circulaire qui me semblent très importantes à garder en papier . 

Il faudrait que je fasse du tri dans les dossiers suspendus car il y a des choses qu'on ne fait plus . Les dossiers suspendus sont classés par ordre alphabétique comme dans l'ordi 

Dans l'ordi' je renomme ou je remodifie mon classement souvent en fonction des besoins ou des demaondes . 

[Moustache]

Il y a 12 heures, mivette28 a dit :

(...) un classeur formulaires pour les enseignants ( absences ....)

idem, une précaution utile à prendre pour éviter que les originaux ne soient utilisés par les collègues, plutôt qu'une photocopie, les barrer d'une mention énorme de son choix genre "A CONSERVER", "A PHOTOCOPIER" au stabylo jaune, ça ne sera pas visible lors de la photocopie.

[Anna59]

il y a 46 minutes, Moustache a dit :

idem, une précaution utile à prendre pour éviter que les originaux ne soient utilisés par les collègues, plutôt qu'une photocopie, les barrer d'une mention énorme de son choix genre "A CONSERVER", "A PHOTOCOPIER" au stabylo jaune, ça ne sera pas visible lors de la photocopie.

Je mettrai plutôt au marqueur sur la fiche plastifiée qui contient le document parce que les photocopieurs récents sont tellement précis que le jaune passe à la photocopie, j'ai eu le tour avec un fichier photocopiable où les réponses sont en jaune, on voyait toute les réponses sur la photocopie...

[Moustache]

il y a une heure, Anna59 a dit :

Je mettrai plutôt au marqueur sur la fiche plastifiée qui contient le document ...

C'est ce que je faisais... avant... mais je retrouvais des pochettes vides !
Peut-être un truc de ce genre alors :
papier scotché sur un des bords, il suffit de le retourner derrière lors de la photocopie.

mais bon, le plus simple c'est encore un espace dédié sur le cloud, d'où chacun peut imprimer le document dont il a besoin, souvent on n'est pas à l'école quand on a besoin d'une autorisation d'absence ou autre...

Les deux systèmes peuvent être complémentaires.

[pimouss26]

il y a une heure, Moustache a dit :

C'est ce que je faisais... avant... mais je retrouvais des pochettes vides !
Peut-être un truc de ce genre alors :
papier scotché sur un des bords, il suffit de le retourner derrière lors de la photocopie.

mais bon, le plus simple c'est encore un espace dédié sur le cloud, d'où chacun peut imprimer le document dont il a besoin, souvent on n'est pas à l'école quand on a besoin d'une autorisation d'absence ou autre...

Les deux systèmes peuvent être complémentaires.

moi je mets un post-il car je n'aurais pas pensé au stabilité jaune

Et en effet mes collègues ont tous les documents par mail en début d'année  

[caro78100]

Pour les docs administratifs je fais un lutin enseignant pour chaque collègue en début d année avec tous ces docs. Il le conserve tte l année dans leur classe  car il y a des mots à photocopier pour tte l année aussi. 

[Adelie]

Moi sur les conseils d'une collègue directrice depuis longtemps ,j'ai choisi le classement administratif et les dossier supendus avec dossier chemises cartonnées dedans. Tout ce qui est plus vieux que l'année en cours et l'année n-1 va aux archives. En gros tu numérotes le dossier en fonction d'une liste pré établie par grands thème:

1. Les locaux, le matériel 2. Les personnels, 3/ Les élèves 4/ Les parents 5/ Périscolaire etc... et après tu sous divises

j'ai par exemple: 2.0 Personnel enseignante, administratif, 2.0.1 Formulaires d'absence

etc...

Ca a l'air compliqué mais en fait c'est super clair, ça évite les doublons et si tu affiches le classement avec les titres et sous titres alors tout le monde peut s'y retrouver.

Maiis c'est vrai que c'est très personnel ;-)

 

[baila33]

comment faites vous pour éviter que les collègues ne déposent tous leurs papiers sur le bureau de direction ?

 

[pimouss26]

Il y a 1 heure, baila33 a dit :

comment faites vous pour éviter que les collègues ne déposent tous leurs papiers sur le bureau de direction ?

 

des papiers que tu dois signer pour elles, qu'elles doivent te rendre?

Tu pourrais prévoir une corbeille à courrier ou alors un parapheur (chacune ayant un intercalaire) pour éviter que ce soit en vrac sur ton bureau 

[Moustache]

Dans la salle des maîtres, chaque PE (dirlo compris) à une corbeille à courrier à son nom. Tout est centralisé au même endroit, beaucoup plus simple.
Le doc laissé en vrac sur le bureau de direction, peut aussi être vrai dans l'autre sens : le doc déposé sur le bureau de la classe, avec les "ben non, je ne l'ai pas eu..."  qui vont parfois avec.
 

[reglisse]

Le 14/07/2017 à 11:31, Moustache a dit :

C'est ce que je faisais... avant... mais je retrouvais des pochettes vides !
Peut-être un truc de ce genre alors :
papier scotché sur un des bords, il suffit de le retourner derrière lors de la photocopie.

mais bon, le plus simple c'est encore un espace dédié sur le cloud, d'où chacun peut imprimer le document dont il a besoin, souvent on n'est pas à l'école quand on a besoin d'une autorisation d'absence ou autre...

Les deux systèmes peuvent être complémentaires.

Le cloud j'aime bien cette idée, je vais la tenter.

Pour le classeur enseignants avec les formulaires vierges, on fait plusieurs photocopies qu'on met dans la pochette et quand on arrive au dernier, on en refait. Ce n'est pas forcément moi, toute l'équipe s'y colle. C'est celui qui prend le dernier formulaire de la fiche qui fait les copies.