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Adelie

Communiquer aux parents par e-mail les infos de l'école.

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Adelie

Bonjour

Pour simplifier la vie des parents, économiser du papier et...vivre avec son temps, j'aimerais passer à la communication via e-mail des infos concernant l'école. Je parle des infos de la directions, qui pour le moment sont imprimées au bureau, photocopiées par les ATSEMS, collées dans le cahier, signées par les parents... Mise à part bien sûr pour les familles qui n'ont pas internet ou qui refusent (une dizaine sur 130 max.) Y'a-t-il des règles officielles à respecter? Doit on par exemple faire approuver d'abord le changement de communication dans le RI ( donc pour l'an prochain) ?

J'aimerais avoir des témoignages de collègues directeurs qui l'ont fait ou qui ont renoncé, pourquoi, comment etc...

MERCI !!!!

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maolecha

Bonjour,

je le fais depuis 3 ans mais je double tout de même dans le cahier dès qu'une signature l'impose (autorisations, grève, absence de cantine...) donc finalement j'ai toujours le problème du tirage papier. Sinon, je demande l'adresse en début d'année ou mieux je leur demande de m'écrire à l'adresse de l'école, mais peu le font, donc je relance. J'ai sur 130 élèves donc environ 200 adresses. Sans EVS, cela prend beaucoup de mon temps en début d'année surtout pour déchiffrer certaines adresses. La difficultés est aussi parfois d'associer un nom avec une adresse du type floflodoudoune lorsqu'il y a un problème. Je fais attention de mettre les destinataires en Cci (comme cela, les adresses n'apparaissent pas): je m'écris le mail et mets les parents en Cci. Il faut aussi faire attention aux listes de diffusion et leur nombre de membres, c'est limité et parfois j'ai des retours à cause du nombre trop important lorsque je regroupe deux classes avec trop d'élèves par exemple.

L'avantage est que je peux mettre des pièces jointes, des documents... mais je n'ai pas franchi le pas du tout par mail même si cela me tente...

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El Popo

Penser éventuellement aux services type ENT ou même Klassroom, pour instaurer une communication numérique simple et sûre. Se rapprocher de son CPNUM / ERUN pour plus d’infos sur le cadre législatif et les obligations légales, variables d’un service à l’autre.

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chableu

Une collègue fonctionne ainsi et trouve confortable l'arrêt des photocopies. Cependant, les parents ont aussi pris l'habitude de donner les informations par mels : du coup beaucoup de mels à lire, gérer et surtout attendent des confirmations d electure, des réponses tout de suite, même le soir, le week-end...pas simple à gérer, cela à généré des tensions. Je ne sais pas ou cela en est.

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Sophely1

Oui, l'ENT est très bien pour cela enfin 1) quand cela marche correctement  2) quand les parents font l'effort de s'y connecter.
Par contre, pour une personne comme moi qui a du mal à décrocher du boulot, à ne pas s'inquiéter des réactions des uns et des autres etc... c'est un "fil à la patte" comme dirait mon mari.

Je m'y connecte très tard parce que c'est "facile":  un ordi, mes cours (préparés sur ordi), mes photos (téléchargées sur l'ordi) et le "tour est joué". Enfin le "tour" prend entre 1h et 3h...
S'il n'y avait pas l'ENT, je me détendrais ou de dormirais à cette heure car je sais pertinemment que je ne serais pas en train de coller des docs dans les cahiers de mes élèves à cette heure de la nuit... Trop la flemme...
Là, c'est "facile"... Trop!

Mais d'autres qui savent très bien se réguler ne doivent pas avoir ce "problème". ;)
 

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rose45

Ah oui, moi je me connais.................... ça me prendrait beaucoup trop de temps de lire tous les mails des parents (parce qu'autant y'en a qui liraient pas autant y'en a qui nous raconteraient tous les pets de travers de leur rejeton)...................... Donc j'assume mon côté dinosaure et s'ils ont qqchose à me dire c'est dans le cahier ou ils viennent me voir.

Je vous admire.

J'ai fait un site 3 années de suite............. vu le peu de connexions des parents et vu le peu d'investissement des collègues (qui étaient à l'origine de la création du site car j'avais bien dit que je ne voulais pas le gérer seule) ben j'ai abandonné la 4eme année.

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El Popo

Contrairement à ce que l'on pense, les mails des parents ne sont pas si nombreux, lorsqu'on leur donner la possibilité d'en envoyer (et quand on y réfléchit, c'est déjà le cas : les boîtes aca des écoles sont publiques, n'importe qui peut écrire dessus).

Mais les ENT ou services en ligne permettent bien souvent de paramétrer les options, de sorte que l'on puisse désactiver la fonction messagerie afin d'éviter d'être sollicité de manière indûe, si jamais on a une quelconque crainte à ce sujet. Il est tout à fait possible de mettre en place une communication "à sens unique" pour transmettre les papiers et infos importantes, sans s'exposer à des retours de mails.

Mais encore une fois, tous ceux que je connais n'ont jamais eu ce genre d'incident à déplorer, hormis des cas uniques de casse-pieds notoires (qui n'avaient pas attendu le passage au numérique pour l'être...).

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Sophely1

Effectivement, peu de mails de parents. Aucun incongru.
Ce qui me prend du temps (mais je le veux bien) c'est l'alimentation du blog...

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pimouss26

Je fonctionne ainsi depuis l'année dernière, il y a 2 familles qui n'ont pas donné leur adresse mail (pas d'accès)

Je continue malgré tout à donner les informations papier (mais plus de cahier on a une pochette de liaison donc plus de collage), mais le mail leur permet de l'avoir plus vite. Cela permet aussi de toucher les familles séparées, quelque ce soit le mode de garde. 

Les parents communiquent aussi par mail pour signaler les absences surtout mais aussi poser des questions...

Ce qui m'a pris pas mal de temps au début c'est de rentrer toutes les adresses, maintenant je n'ai plus qu'à actualiser avec les nouvelles inscriptions.

Je mets toujours les adresses en CCI pour que les destinataires ne voient pas les adresses des autres parents . 

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El Popo

C'est tout à fait normal : la faible fréquentation, l'excès de travail pour toi, et la lassitude de l'équipe ont la même origine. C'est tout simplement parce que tout repose sur le boulot des enseignantes (ou le tien, en l'occurence). C'est le meilleur moyen pour se décourager, sans réussir à susciter l'intérêt des usagers.

En fait, il y a bien souvent un malentendu avec l'outil ENT : il ne prend sens qu'à partir du moment où les élèves sont invités à y publier des contenus qu'ils ont eux-mêmes élaborés, dans le cadre d'un travail au long cours sur l'EMI, l'écriture, la publication. Si cet outil n'est que l'extension numérique de "l'emprise enseignante", parents et élèves n'ont que peu d'intérêt à y aller, en-dehors des usages injonctifs peu stimulants (mots à lire, documents à imprimer...). Et si personne ne l'utilise, ben... il meurt, et on se vaccine durablement contre toute nouvelle tentative d'insuffler un peu de numérique dans ses pratiques enseignantes.

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Susie

Je rentre les adresses mail dans onde, ça m'a pris du temps juste la première année, et ensuite on peut les extraire. A la rentrée, je distribue les fiches de renseignements pré-imprimées, les parents vérifient. Du coup je n'ai que les nouvelles ou les changements à saisir.

J'envoie quelques rappels par mail, genre date et heure de rendez-vous pour le spectacle d'école, etc. Ça fait un moment qu'on demande que les absences soient signalées par mail avant l'ouverture des portes (moins casse-pieds que le coup de fil pendant la dictée...)

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Goëllette

Moi je craindrais l'effet "réponse à tous" au moindre problème, et la surcharge de travail pour répondre aux immanquables commentaires de parents car ce sera plus rapide qu'un mot dans le cahier.

Penser aussi que les écrits restent ...

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Kokoyaya
il y a 5 minutes, Goëllette a dit :

Moi je craindrais l'effet "réponse à tous" au moindre problème

Pour éviter que certains répondent à tous, il suffit d'écrire les adresses de destinataires dans Bcc (ou Cci, copie cachée).

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Goëllette
il y a 11 minutes, Kokoyaya a dit :

Pour éviter que certains répondent à tous, il suffit d'écrire les adresses de destinataires dans Bcc (ou Cci, copie cachée).

Pas faux, mais il me semblait important de signaler ce risque.

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Kokoyaya
il y a 3 minutes, Goëllette a dit :

Pas faux, mais il me semblait important de signaler ce risque.

J'en profitais donc pour signaler une possible réponse à ce risque :)

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Goëllette

Et je t'en remercie ! :D

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Adelie

Merci à tous pour vos reflexions; personnellement j'ai étrenné ce mode de communication quand je travaillais à l'AEFE et je n'ai jamais eu à m'en plaindre en tant qu'enseignante. Au contraire, je trouve la communication beaucoup plus fluide avec les parents et je n'ai pas eu d'excès à déplorer. Après il faut prendre le pli, ne pas écrire sur un coup de tête, essayer de communiquer  de façon pacifiée etc... mais c'est en tant que nouvelle directrice que je me pose la question du "tout e-mail".

Pour cette année les listes de diffusion sont faites, moi non plus pas d'EVS, 1 jour de décharge donc ça m'a pris quelques longues heures. Je vais garder le cahier de correspondance et doubler encore cette année. A voir pour l'an prochain ... c'est ma première année donc je teste. 

Est-ce que quelqu'un a déjà sauté le pas du tout email ? légalement est-ce possible? faut-il un ok du Conseil d'Ecole?

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linette71

Cette année, qui est ma première en tant que directrice par intérim sur l'école, je fonctionne au maximum par emails. 

Nous avons chacune une adresse mail de classe. Ainsi chaque parent peut communiquer avec l'enseignant de son enfant rapidement. J'ai récupéré les mails de tous les parents de chaque classe sur le mail de l'école.  Et nous demandons aux parents de nous envoyer un mail sur la boîte de classe... ainsi je ne perds pas mon temps à essayer de deviner les adresses de chacun (j'ai plus de 135 élèves)

J'ai envoyé le compte rendu du conseil d'école ainsi que le règlement intérieur par mail.  J'ai imprimé un petit papier pour que les parents attestent avoir reçu et pris connaisance de ce règlement.  J'ai cependant proposé à ceux qui le souhaitaient de leur communiquer par papier. Mais je ferai comme dit précédemment : une pochette avec le règlement et une feuille d'émargement. Si le parent veut garder une copie et bien il se fait sa photocopie !!! 

Je suis satisfaite de ce fonctionnement. Je pense que les parents prendront l'habitude de ce fonctionnement s'il s'instaure de façon durable. 

 

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Adelie

Oui ça me parait super ton fonctionnement... bravo! Du moment qu'on offre la possibilité aux parents non connectés ou qui le préfèrent de garder un format papier. A méditer...pour l'an prochain!

Comment vous faites pour avoir une boite par classe? Tu as créé une adress gmail? Ou tu passes pas beneylu? ou autre??? ça m'intrigue.

Quand j'étais à l'étranger on avait automatiquement une adresse par classe du type @lyceefrancais. pays. Mais bon, c'est une autre dimension l'aefe: des ordis dans toutes les classes, des tbi, du réseau.... le XXI è siècle!

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Adelie

Si je peux te donner un truc: crée toi (ou demande à tes collègues de le faire pour leur classe) une liste de diffusion avec tous les contacts sur le même modèledu style:

CLASSE PRENOM NOM mère (ou père) ex: PS Martin DUPONT père

PRENOM ET PRENOM NOM mère (ou père) pour les fratries

Comme ça pas besoin de deviner qui se cache derrière telle adresse. Et tu peux le réutiliser l'an prochain quand tu refais tes classes.

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linette71

nos écoles ont des couleurs de porte. On parle d'ailleurs tout le temps des classes par la couleur. Donc toutes les classes ont une adresse "identique" avec le nom de l'école et la couleur. Et oui sur gmail. 

Comme ça les parents ont l'habitude. 

J'ai en effet importé les mails des parents de chaque classe sur la boîte de l'école. tu peux le faire facilement depuis gmail sur la boîte académique. 

Adelie j'ai regroupé les mails par classe et j'ai plutôt noté le prénom de l'enfant par ex MARTIN papa ou MARTIN maman lorsque j'ai des parents séparés et sinon juste le prénom. 

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Nao

Chez nous ENT obligatoire mais on peut enlever aux familles le "droit" d'écrire des mails. Une collègue voulait le maintenir pour les familles de sa classe. Elle se retrouver avec d'énormes soucis à gérer, qui ne concernent que peu de gens mais qui doivent malgré tout être pris en compte. Pourtant les familles doivent, à la première connexion, signer une charte de bon fonctionnement. Si elle n'est pas respectée, le contrevenants sont bannis pendant un certain laps de temps.

 

Et puis beaucoup de parents n'y mettent pas les pieds puis se plaignent du manque d'informations donc nos IEN demandent que nous doublions l'ENT d'un cahier de liaison.

 

Personnellement j'ai préféré ne pas utiliser la fonctionnalité mails après l'avoir testée car recevoir à 23h30 un mail pour me demander d'éclaircir un point sur la leçon à apprendre, ça ne me plait pas du tout.

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IsaG

J'utilise les mails pour la 3ème année et c'est très pratique.

 

Quand un enfant est absent, je reçois un mail, c'est mieux que d'être dérangée sans arrêt par le téléphone.

 

Je n'imprime et met dans le cahier de correspondance uniquement les mots "importants" (photos de classe, sorties avec autorisation etc).

 

Les parents n'en abusent pas, et d'un côté comme dans l'autre c'est très pratique!

 

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dzorkette

Moi je pense qu'il faut vivre avec son temps !! La plupart des gens ont leur téléphone greffé dans la main et ils savent très bien s'en servir !!!! Donc les mails c'est très bien, ca va vite , ca économise du papier et bien sûr on écrit en copie cachée comme ça pas de pb. 

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Adelie

Bon allez je m'y remets au projet email... alors avant toute chose il faudrait que chaque collègue ait une adresse email par classe. Comment avez vous fait pour créer les adresses des collègues?

J'aimerais une adresse avec nom de domaine, où on ne voit pas gmail ou autre, mais le nom de l'école: du type: ClassedePS@ecoleducartablefleuri.com

Vous voyez?

Vous savez comment je peux faire? Je peux acheter un nom de domaine pas cher, genre 10 euros par an, mais ensuite...?

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sharlindra

C'était la cpc tice de notre circonscription qui avait créé nos adresses mail académiques :

Classe1(nom de l'ecole)@ac-......fr

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Adelie

J'en ai parlé aussi à notre cpc mais elle ne me l'a pas proposé. Donc j'essaie de le faire de mon côté, je lui ferai valider après.

J'ai trouvé comment acheter le domaine ecoledusoleil.com,  je sais aller sur gmail ou un autre, créer une adresse classedespetits@gmail.com . Ce que je ne sais pas faire, c'est rattacher cette adresse @gmail au nom de domaine de l'école pour que les parents écrivient à classedespetits@ecoledusoleil.com.

Vous savez vous comment on fait?

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Laselena

En début d'année j'ai fait une demande via Onde il me semble pour avoir une adresse académique. Je te conseille d'essayer d'en obtenir une pour les classes car en cas de souci avec un parent si tu as utilisé une adresse "perso", tu peux rencontrer des difficultés pour faire reconnaître le problème par l'EN. C'est le conseil que l'autonome à donné à une collègue qui utilise un mail Gmail depuis des années et qui a rencontré cette année des soucis avec un parent envoyant des mails très limite... 

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Adelie

Oui tu as raison. Merci Laselena, ton conseil est sage :-)

Est-ce que tu te souviens du chemin que tu as suivi sur onde? En clair...où dois-je "cliquer" pour faire cette demande d'adresses emails par classe.

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scarlettOhara

je vais suivre ce fil ! 

nous avons depuis cette année un blog, j'y mets toutes les infos administratives de l'école (+ infos et projets de classe bien sur) et je les mets dans le cahier aussi en double mais j'aimerais arreter et ne faire que sur le blog (donc pas vraiment envoi mail mais publier sur le blog)

je pensais faire un sondage à la fin de l'année aux parents à propos du blog car finalement peu de connexion... peut etre avant le conseil d'école de façon à en parler et le "valider" même si ya pas besoin de faire voter

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