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Coohk

Besoin de conseils : achats "inutiles" par la coop

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Coohk

Bonjour à tous,

J'ai besoin de vos lumières pour m'aider à avancer, je vous explique ...

Une de mes collègues achète régulièrement pour sa classe différentes choses : ingrédients pour atelier cuisine, petits matériels pédagogiques pour sa classe, ...

Pour le moment, tout va bien me direz-vous ... 

Cependant, au moment du remboursement, elle me donne l'ensemble des factures accumulées sur plusieurs semaines, soit une "liasse" de 10 à 15 factures. (voir plus ....) La plupart étant des tickets de caisse personnels avec un ou deux éléments surlignés par ticket. Merci la lisibilité et la vérification du total ...

Deux choix s'offrent à moi :

1°) lui établir un chèque par facture -> merci le boulot pour ensuite tout remplir dans RETKOOP + cahier factures

2°) lui établir un chèque global -> l'intitulé de la dépense dans mon RETKOOP est compliqué à trouver ... "achat divers classe de Mme X  ???" ... et je dois glisser une enveloppe pleine de factures dans la cahier. 

étant bien plus jeune qu'elle, je n'arrive pas à me faire entendre et elle persiste dans ce fonctionnement. J'ai beau être le directeur et le mandataire, cela ne change rien.

D'autant plus que régulièrement, elle me glisse dans sa liasse de facture une feuille sur laquelle elle m'indique de nombreux achats via la site Ali Express : achats de babioles en plastique à quelques centimes pour "faire des bricolages pour la fête des mères / pères, objets de Noël .... 

Cela me pose un problème : je n'ai aucun moyen de vérifier si elle a effectivement acheté ces babioles, qui en a profité et à quels moments. De plus, certaines de ses dépenses n'ont rien de pédagogiques et ne semblent pas être en phase avec notre coopérative ... 

 

Quels sont vos conseils ? Existe-t-il un texte sur lequel m'appuyer ?

Je suis fatigué de parler à un mur, et je vais finir par lui refuser de rembourser ses "achats", mais étant procédurière et agressive, il me faut assurer mes arrières.

 

Merci d'avance pour vos précieux conseils

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abel27

Je ne crois pas que tu puisses vérifier si vraiment les objets ont été achetés et utilisés en classe.

Personnellement, je le prendrais un peu mal que ma dirlette vienne vérifier mes placards ou questionner mes élèves sur leur réalisation de gâteaux ou de cadeaux fête des mères et l'utilisation de tel ou tel matériel.

A part demander une facture en bonne et due forme (facture unique avec nom de l'école et uniquement les achats pour l'école) car c'est ce qui est demandé par l'occe, tu ne peux rien faire de plus. Donc exit effectivement les tickets de caisse avec les ingrédients de cuisine dans ses courses perso. Elle doit faire un ticket de caisse séparé. Pareil pour les achats internet, ça suppose de faire deux commandes et donc de multiplier les frais de ports mais tant pis.

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giga

Vous n'avez qu'un seul compte pour vos deux classes ?

Je suis dans une école de 4 classes : nous avons un coop générale et ensuite une coop par classe.

Nous sommes chacun mandataire de notre coop de classe. Responsable de nos achats et dépenses, ainsi que de la tenue du cahier de compte (reektop 😉 ).

La coop générale est tenu par notre dirlo, mais ne sert qu'à faire des achats collectifs ( genre matériel de sport) et à payer les spectacles.

 

Je ne donne donc mes tickets à personne, mais oui, je me rembourse par la coop de mes petits achats, que souvent j'inclue dans mes courses alimentaires ( donc 2 lignes surlignés sur mon tickets) , ou alors j'utilise mon compte perso sur Amazon (et donc facture à mon nom et pas celui de la coop) ppour ne pas payer les FDP ...

Donc,ça ne me choque pas les achats de ta collègue !

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33milou

Ce n'est pas en tant que dirlette qu'elle demande, mais en tant que mandataire de la coopérative, ce qui n'est pas du tout la même chose.

L'OCCE a édicté des règles, chacun doit les respecter.

Le mandataire est garant de ça.

Ce qui explique qu'il est bon de séparer direction d'école et mandataire de coop, comme préconisé par l'OCCE.

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borneo

Moi, je lui ferais juste confiance.  :)

 

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lilie2fr

Ce que tu ecris ne me choque pas, je ne vais pas verifier chaque achat (sauf si vraiment c'est hors cadre genre une facture de resto...) j additionne ce qui est surligné et je fais un chèque. Je note en effet "divers achat classe machin" et je mets l'ensemble dans le cahier de coop.

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boislasson

J'essaie de faire des tickets à part mais il m'arrive d'oublier et donc d'entourer 2 lignes dans une facture personnelle, pour des petits montants (genre lait et oeufs achetés pour faire des crêpes en classe lors de mes courses familiales).

En maternelle, j'achète souvent des petites bricoles, des pâtes de couleur pour les trier, du riz à mettre dans des maracas maison, de la semoule pour les bacs de transvasement...  Des bricoles chez Aliexpress aussi, oui. Si les sommes sont faibles, il faut faire confiance. Tu peux lui demander en effet de faire des tickets spécifiques lors de ses courses pour te simplifier la vie. De faire elle-même le total (je note tous mes achats et fais le total avant de donner à la collègue qui gère la coopérative).

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boislasson

Pour les achats Ali express, je fais une impression d'écran, à suggérer ?

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Mimiou
1 minute ago, boislasson said:

Pour les achats Ali express, je fais une impression d'écran, à suggérer ?

Je fais aussi des captures d'écran quand la "facture" n'est pas totalement explicite.

Il m'arrive de surligner des lignes sur un ticket de caisse. Tout se passe bien :)

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annelylou

pas choquée non plus, je fais pareil (bon bien moins de factures) et mes collegues aussi. j'imagine qu'il n'y en a pas pour une fortune et mes achats sont expliqués clairement sur le ticket de caisse donc facile de verifier. (je ne connais pas ali express par contre)

tu groupes les factures tu jettes un oeil dessus si tu ne fais pas confiance, ou si la somme est importante. 

Mais personnellement j'en suis de ma poche regulierement alors ça me gonfle assez pour pas qu'on me reproche de faire des achats pour la classe.

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carosob1

Pour ma part, les collègues me donnent souvent des liasses de factures, mais elles font le total elles-mêmes (que je vérifie) et je leur fais un chèque global, c'est plus simple. 

Par contre, je regarde de quel type de dépense et s'agit et si je vois que cela ne colle pas, je ne rembourse pas. Exemple: une collègue qui voulait faire financer des clés du bâtiment par la coopé car la mairie refuse: je n'ai pas pris la facture et pas remboursé.

Après, je contrôle aussi qu'une collègue ne dépense pas plus que les autres (en tout cas pas exagérément) afin que ce soit équilibré entre toutes les classes. 

Après, je ne suis pas casse-pieds sur les dépenses, tant que c'est raisonnable et que ça correspond bien à des activités de classe.

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flore49
Posted (edited)

Comme les autres, mes collègues me donnent leus tickets de caisse, je fais un chèque global, je note achats divers et les inclus dans le compte dépenses des activités pédagogiques. Je préfère largement que les collègues regroupent leurs preuves d'achats (sauf si grosses sommes engagées), plutôt que de devoir les rembourser à chaque dépense ; ce qui est bien plus chronophage.

La seule chose "choquante" à mon sens pourrait être l'intitulé de ton post même avec des guillemets, tu n'as pas à juger si les achats de ta collègue sont utiles ou inutiles pour sa classe. Tu peux tout au plus vérifier, comme l'exemple donné par Carosob, si l'achat est conforme à la charte OCCE.

Cependant, pour une meilleure gestion des comptes, dont tu es responsable légalement et pénalement, tu peux tout-à-fait exiger de tous quelques règles :

- ticket ou facture uniquement dédié.e aux achats pour la classe, pas de dépenses perso desssus (et rester souple si oubli exceptionnel).

- facture exigée pour Aliexpress (je ne connais pas le fonctionnement non plus) ; toute dépense doit être justifiée par une pièce comptable.

Pour ne pas affronter inutilement ta "vieille" collègue, rapproche-toi de l'OCCE pour demander conseil sur ces deux points, voire une visite de coop. Tu pourras alors présenter tout cela en CM, comme une exigence de leur part, et non de la tienne.

 

 

 

Edited by flore49

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flore49

Dernier conseil, 1000 fois répété par beaucoup sur ce forum : passe la main à quelqu'un d'autre pour la coopérative. En tant que directeur, tu as largement de quoi faire.

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blacknader

Je fais une régie d'avance en début d'année, c'est chaque collègue qui gère leur petit achat et le suivi compta - en fin d'année, je récupère leur compta, elles ajoutent leur justificatif - soit tout est utilisé, soit elle me reverse ce qui n'a pas été utilisé (ce qui n'arrive jamais…)

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Goëllette
Il y a 13 heures, borneo a dit :

Moi, je lui ferais juste confiance.  :)

 

Certes, mais cela n'exclut pas, pour le mandataire, de respecter la Loi et de se protéger.

J'ai trouvé cet article de l'Autonome :

https://www.autonome-solidarite.fr/articles/gestion-argent-premier-degre/

Il cite la circulaire de 2008 qui traite des coopératives scolaires.

 

 

 

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coxinel974

Idem que Blaknader, je fais des régies d'avance en début d'année, et je fournis tous les docs-types pour que ce soit les collègues qui remplissent et pas moi... Tu trouves tout ce qu'il te faut sur le site de l'OCCE.

Et en début d'année, je fais un bilan de la coop pendant un conseil d'école (combien il y a sur le compte, combien on a dépensé pour telle ou telle activité...). En off pendant un conseil de maitres, je précise combien chaque classe a dépensé, et du coup s'il y a un gros décalage on se fait la remarque en collectif, ce n'est pas forcément moi qui vais faire une remarque du coup...

On est que mandataires, on gère la coop qui est collective et chacun n'a pas la même façon de faire avec l'argent... L'important c'est que chacun aie la même somme au départ.

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lilie2fr

Ici les classes ont des régies d'avance avec cahier de coop (2x150e en gros). A la fin de l'année, si elles ont dépensé plus, je rembourse, mais c'est rare. Pour les gros achats ou les achats collectifs, on en parle et les sorties sont payées par la coop générale.

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Mirobolande
Il y a 21 heures, Coohk a dit :

 

Je suis fatigué de parler à un mur, et je vais finir par lui refuser de rembourser ses "achats", mais étant procédurière et agressive, il me faut assurer mes arrières.

 

Ah ben forcément, ça commence mal!

Les dépenses restent-elles dans la limite du raisonnable? Bon, alors laisse-la respirer. Parce que se fixer des limites au contrôle, c'est bien aussi.

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Goëllette

Je n'avais pas fait attention : Qui est agressive et procédurière ?

L'auteur du sujet ou sa collègue ?

 

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Coohk

Bonsoir à tous, et merci pour vos retours.

Je suis rassuré à vous lire de me rendre compte que je ne suis pas le seul à glisser des piles de factures pour un seul et même remboursement. C'était le noeud du problème : est-ce correct de tenir un cahier de compte avec des liasses de factures. N'ayant jamais été controlé par l'OCCE, j'avais peur que cela me soit reproché.

Je reviens rapidement sur la raison de mon post : lors des demandes de remboursements, ceux-ci s'élèvent à 150 - 200 €. Cela reviendrait à la même somme à rembourser en faisant un chèque par facture, mais je ne suis pas à l'aise quand j'indique dans les comptes "dépenses diverses classe X" pour une telle somme.

Si toutefois nous sommes nombreux à le faire c'est donc que je me fais du mauvais sang pour rien.

J'ai pu passer pour un maniaque du contrôle, voire petit directeur chefaillon, mais rassurez-vous ce n'est pas du tout ce que je suis. Nous sommes une équipe de 10 où l'ambiance et sereine, sauf entre cette collègue et moi 😇

 

Nous n'avons pas de régie d'avance, je préfère gérer "au jour le jour" que récupérer tous les comptes en fin d'année et en faire la synthèse.

Cela dit, cette organisation réglerai peut-être mon "soucis"...

 

Une nouvelle fois, merci pour vos retours 😉

 

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Goëllette
Il y a 1 heure, Coohk a dit :

Nous sommes une équipe de 10 où l'ambiance et sereine, sauf entre cette collègue et moi 😇

C'est bien ce qui me semblait : cela dépasse le problème de coop ...

D'où l'importance d'édicter des règles communes précises, en te reposant sur les textes légaux et non le droit coutumier.

150-200 euros de coop par classe ou sur chaque facture ? 

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raphy
Il y a 11 heures, blacknader a dit :

Je fais une régie d'avance en début d'année, c'est chaque collègue qui gère leur petit achat et le suivi compta - en fin d'année, je récupère leur compta, elles ajoutent leur justificatif - soit tout est utilisé, soit elle me reverse ce qui n'a pas été utilisé (ce qui n'arrive jamais…)

Idem ; c'est bien plus simple pour les mandataires de la coop générale

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Pablo

Je fais des remboursements au jour le jour, à chaque facture en fait ce qui me permet de préciser "carte CM2" ou BCD CP. Ca permet surtout de faire les transactions sur des petites sommes. J'avoue que j'aurais du mal à intituler "divers CE2" une facture de 150€.

Et ça arrange mes collègues qui ne risquent pas de perdre des factures entre temps :sweatingbullets:

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Coohk
il y a 1 minute, Pablo a dit :

Je fais des remboursements au jour le jour, à chaque facture en fait ce qui me permet de préciser "carte CM2" ou BCD CP. Ca permet surtout de faire les transactions sur des petites sommes. J'avoue que j'aurais du mal à intituler "divers CE2" une facture de 150€

Voilà mon problème Pablo 😉

 

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bdisse

La meilleure solution à mon avis, c'est la régie d'avance :

http://www.occe.coop/~ad25/spip.php?rubrique41

Les collègues sont "libres" d'acheter ce qu'ils veulent, dans la limite des choses acceptables par l'OCCE et le mandataire ne se retrouve pas obligé de tout justifier à la fin de l'année, chaque enseignant se voyant remettre un feuillet Cahier de comptabilité de classe (disponible gratuitement au siège départemental de l’OCCE), qu'il s’engage à  compléter et à conserver, il doit aussi numéroter et classer les pièces justificatives correspondantes. ( ventilation des dépenses et des recette)

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boislasson

Notre mandataire ne fait pas de régie d'avance mais nous définissons ensemble un maximum de dépense par élève (pas par classe parce que les cp et CE1 ont deux fois moins d'élèves que moi, ça ne serait pas très juste). Nous avons droit ici à 12€ par élève par an, on se débrouille pour ne pas dépenser plus que ça. Pour les sorties, nous décidons ensemble en CM ce que finance la coop.

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bdisse
21 hours ago, carosob1 said:

des clés du bâtiment par la coopé car la mairie refuse: je n'ai pas pris la facture et pas remboursé.

donc elle a payé de sa poche, c'est beaucoup mieux !

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borneo
Il y a 3 heures, bdisse a dit :

donc elle a payé de sa poche, c'est beaucoup mieux !

Et du coup, elle gardera les clés en quittant l'école.

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Goëllette

Mais elle fera attention à ne pas en parler car ça pourrait lui être reproché ... d'autant que la mairie a refusé de lui en faire !

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blacknader
Il y a 16 heures, Pablo a dit :

Je fais des remboursements au jour le jour, à chaque facture en fait ce qui me permet de préciser "carte CM2" ou BCD CP. Ca permet surtout de faire les transactions sur des petites sommes. J'avoue que j'aurais du mal à intituler "divers CE2" une facture de 150€.

Et ça arrange mes collègues qui ne risquent pas de perdre des factures entre temps :sweatingbullets:

Mais ce n'est pas "divers CE2" tu as une colonne spéciale pour la Régie d'avance et ensuite dans le logiciel, tu peux répartir selon les dépenses, leur attribution. Tu utilises le logiciel Redkoop ?

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