Régie d'avance, coop de classe ?

[chafia]

Bonjour

Je reprends cette année la coopérative de l'école. Alors le fonctionnement jusqu'à présent était que chaque classe gérait sa coopérative. C'est à dire chaque collègue reçoit le don des parents et gère ses dépenses qu'il tient dans un cahier de compte ( mais pas de compte bancaire par classe, un seul pour l'école). Le cahier est remis en fin d'année pour vérification et archivé. Mais en me penchant sur le sujet et en lisant le site de l'occe je m'appercois que ce fonctionnement n'est pas légal 😱. Effectivement l'argent ne rentre à aucun moment dans les caisses de la coopérative de l'école et donc n'apparaît pas sur les comptes. Il faudrait faire en fait des régies d'avance si j' ai bien compris ce qui n'était pas le cas jusqu'à présent. 

Du coup j'aurais besoin de conseils sur comment procéder. Un appel aux dons à déjà été fait dans chaque classe et les collègues et moi-même avons déjà reçu de l'argent et certaines ont même déjà commencé à dépenser...

Dois je à la rentrée demander à récupérer la totalité des sommes reçues et les redistribuer ensuite aux classes ?

Bref je suis un peu perdue quelqu'un pourrait il m'éclairer svp ? 

En vous remerciant.

[maolecha]

Je ne comprends pas trop, tu parles d'argent liquide ?

Voici mon fonctionnement ( que j'espère légal). J'ai un seul compte OCCE école sur lequel je verse tout l'argent récolté. Grâce à gédézeuros, logiciel gratuit de l'OCCE, je ventile sur les différentes classes comme cela chacun sait ce qu'il a et dépense à tout moment. Nous faisons le point rapidement à chaque Conseil d'école.

Je n'ai pas de caisse. L’argent liquide est déposé à la banque comme les chèques. Je garde toutes les listes justificatives des dons ou achats des parents (photos de classe par exemple) que je garde en cas de contrôle. 

J'ai par ailleurs un  autre compte "régie d'avance" sur lequel la mairie verse sa participation par élève et avec lequel nous achetons les manuels et les fournitures scolaires. Ainsi il n'y  a pas de mélange argent publique et argent privé.

[chafia]

Oui je parle d'argent liquide que les collègues reçoivent en don des parents. 

En fait dans le département où je travaille ça fonctionne comme ça dans la plupart des écoles du coup je me suis jamais posée la question. Mais en fait je m'appercois que C'est pas forcément réglementaire...

[maolecha]

Cela signifie que tu as une caisse, ce qui est possible avec l'OCCE. Mais je trouve plus simple, surtout pour la vérification des comptes en septembre, de tout déposer sur le compte et de ne rien garder en liquide. Le plus important est de garder les listes et de justifier de toutes les entrées et sorties (et je privilégie les chèques mais ce n'est pas toujours possible avec certaines familles). Car soyons fous, on pourrait imaginer que certains ne déposent pas tout  l'argent liquide reçu, qu'ils en détournent une partie. Avec les listes c'est déjà plus compliqué, avec les chèques c'est encore plus compliqué.

[chafia]

Quand tu dis les listes tu parles de la liste avec le nom des familles où figurent les montants donné ?

[André Jorge]

Bonjour,

Il y a 1 heure, chafia a dit :

en lisant le site de l'occe je m'appercois que ce fonctionnement n'est pas légal

Où as-tu lu que ce fonctionnement n'est pas légal ?

Il y a 1 heure, chafia a dit :

Effectivement l'argent ne rentre à aucun moment dans les caisses de la coopérative de l'école et donc n'apparaît pas sur les comptes. Il faudrait faire en fait des régies d'avance si j' ai bien compris ce qui n'était pas le cas jusqu'à présent. 

L'argent est remis par les parents en début d'année aux enseignants, en espèces ou en chèques, mais il n'est pas nécessaire que tu récupères tout pour ensuite le reverser aux enseignants.

=> Les enseignants gardent le montant qui correspond à la régie d'avance (ils te versent le montant qui correspond aux cotisations des élèves et éventuellement quelques euros supplémentaires si cela a été décidé entre vous) et tu n'as, dans les faits, rien à leur reverser.

Tu dois simplement faire apparaître dans ta comptabilité d'école les sommes versées par les parents et les régies d'avance. Les enseignants doivent également faire apparaître dans leur cahier de comptabilité l'argent qu'ils ont reçu de la coopérative d'école.

Par exemple, pour une classe de Grande Section 3 :

1- le mandataire :

Il écrit d'abord le montant versé par tous les parents de la classe de GS3 dans sa comptabilité d'école, ce qui donne quelque chose comme :

Ligne 5 - pièce jointe 7 - Versements parents GS3 - 750,00 €

Puis il écrit la somme que l'enseignant de la classe de GS3 aura reçue de la coopérative d'école (mais dans les faits, l'argent est avec lui, car c'est à lui que les parents ont donné les sous) :

Ligne 5 - pièce jointe 8 - Régie d'avance GS3 - 600,00 €

2- l'enseignant :

Il écrit en début de sa comptabilité quelque chose comme :

Ligne 1 - Régie d'avance - 600,00 €

Evidemment, tout ça doit apparaître dans la bonne colonne. Je ne sais pas ce que tu utilises pour faire la comptabilité : fichier excel ? Retkoop ?

[maolecha]

il y a 38 minutes, chafia a dit :

Quand tu dis les listes tu parles de la liste avec le nom des familles où figurent les montants donné ?

Oui, c'est ce que je fais.

[maolecha]

il y a 16 minutes, André Jorge a dit :

Bonjour,

Où as-tu lu que ce fonctionnement n'est pas légal ?

L'argent est remis par les parents en début d'année aux enseignants, en espèces ou en chèques, mais il n'est pas nécessaire que tu récupères tout pour ensuite le reverser aux enseignants.

=> Les enseignants gardent le montant qui correspond à la régie d'avance (ils te versent le montant qui correspond aux cotisations des élèves et éventuellement quelques euros supplémentaires si cela a été décidé entre vous) et tu n'as, dans les faits, rien à leur reverser.

Tu dois simplement faire apparaître dans ta comptabilité d'école les sommes versées par les parents et les régies d'avance. Les enseignants doivent également faire apparaître dans leur cahier de comptabilité l'argent qu'ils ont reçu de la coopérative d'école.

Par exemple, pour une classe de Grande Section 3 :

1- le mandataire :

Il écrit d'abord le montant versé par tous les parents de la classe de GS3 dans sa comptabilité d'école, ce qui donne quelque chose comme :

Ligne 5 - pièce jointe 7 - Versements parents GS3 - 750,00 €

Puis il écrit la somme que l'enseignant de la classe de GS3 aura reçue de la coopérative d'école (mais dans les faits, l'argent est avec lui, car c'est à lui que les parents ont donné les sous) :

Ligne 5 - pièce jointe 8 - Régie d'avance GS3 - 600,00 €

2- l'enseignant :

Il écrit en début de sa comptabilité quelque chose comme :

Ligne 1 - Régie d'avance - 600,00 €

Evidemment, tout ça doit apparaître dans la bonne colonne. Je ne sais pas ce que tu utilises pour faire la comptabilité : fichier excel ? Retkoop ?

Mais les enseignants de classe, ils déposent où l'argent, sur quel compte ?

[André Jorge]

il y a 1 minute, maolecha a dit :

Mais les enseignants de classe, ils déposent où l'argent, sur quel compte ?

Ils n'ont pas de compte bancaire pour leur coopérative de classe : ils se débrouillent pour garder l'argent et ils ne peuvent utiliser que des espèces.

il y a 42 minutes, chafia a dit :

Quand tu dis les listes tu parles de la liste avec le nom des familles où figurent les montants donné ?

Nous avons également ce genre de document. Il permet de faire le point avec les enseignants et est intégré dans la comptabilité comme pièce justificative.

Exemple :

[HYPO]

il y a 33 minutes, André Jorge a dit :

(...)

L'argent est remis par les parents en début d'année aux enseignants, en espèces ou en chèques, mais il n'est pas nécessaire que tu récupères tout pour ensuite le reverser aux enseignants. Comment savoir ce que les enseignants ont récolté alors?

(...)

Tu dois simplement faire apparaître dans ta comptabilité d'école les sommes versées par les parents et les régies d'avance. Les enseignants doivent également faire apparaître dans leur cahier de comptabilité l'argent qu'ils ont reçu de au titre de la coopérative d'école. Sur leur seule bonne foi du coup?

En tant que parent, je ne validerais sûrement pas des comptes faits ainsi je crois. 

Ici:

1- les PE récoltent l'argent des dons parents et remplissent bordereaux chèques + listing des élève/don

2- tout est donné à la mandatrice OCCE qui calcule le total, vérifie que les dons déclarés par les PE correspondent à ce qui est indiqué sur les bordereaux, dépose tout à la banque.

3- l'argent liquide DISPARAIT (et c'est un confort sans nom). Pas de régie d'avance (un nid à ABS...)

4- Un conseil de coop est mené afin de savoir quelle somme attribuer par classe (ici, une même somme fixe pour chaque classe et un variable/élèves). Ainsi, équité ET égalité sont préservées.

4- Sur facture/ticket: la mandatrice fait des chèques de remboursement pour les PE. Si certain.e.s préfèrent ne rien sortir de leur bourse en avance, alors, ils ou elles présentent un devis.

L'objectif étant de limiter au maximum les zones grises dans lesquelles l'argent serait amené à disparaitre du circuit (par étourderie ou autre) et d'être équitable.

[Pablo]

il y a 3 minutes, HYPO a dit :

En tant que parent, je ne validerais sûrement pas des comptes faits ainsi je crois. 

Ici:

1- les PE récoltent l'argent des dons parents et remplissent bordereaux chèques + listing des élève/don

2- tout est donné à la mandatrice OCCE qui calcule le total, vérifie que les dons déclarés par les PE correspondent à ce qui est indiqué sur les bordereaux, dépose tout à la banque.

3- l'argent liquide DISPARAIT (et c'est un confort sans nom). Pas de régie d'avance (un nid à ABS...)

4- Un conseil de coop est mené afin de savoir quelle somme attribuer par classe (ici, une même somme fixe pour chaque classe et un variable/élèves). Ainsi, équité ET égalité sont préservées.

4- Sur facture/ticket: la mandatrice fait des chèques de remboursement pour les PE. Si certain.e.s préfèrent ne rien sortir de leur bourse en avance, alors, ils ou elles présentent un devis.

 

On procède ainsi également sur conseil du mandataire départemental de l'époque quand j'ai pris la gestion. Il hallucinait de voir que dans des écoles des PE encaissaient les chèques des parents 😅

[Pablo]

Il y a 1 heure, maolecha a dit :

Je ne comprends pas trop, tu parles d'argent liquide ?

Voici mon fonctionnement ( que j'espère légal). J'ai un seul compte OCCE école sur lequel je verse tout l'argent récolté. Grâce à gédézeuros, logiciel gratuit de l'OCCE, je ventile sur les différentes classes comme cela chacun sait ce qu'il a et dépense à tout moment. Nous faisons le point rapidement à chaque Conseil d'école.

Je n'ai pas de caisse. L’argent liquide est déposé à la banque comme les chèques. Je garde toutes les listes justificatives des dons ou achats des parents (photos de classe par exemple) que je garde en cas de contrôle. 

J'ai par ailleurs un  autre compte "régie d'avance" sur lequel la mairie verse sa participation par élève et avec lequel nous achetons les manuels et les fournitures scolaires. Ainsi il n'y  a pas de mélange argent publique et argent privé.

Il est ici interdit d'acheter manuels et fournitures scolaires avec l'OCCE 

LA mairie nous consacre une ligne budgétaire, on commande des livres et elle valide les devis et basta.