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Régie d'avance, coop de classe ?


chafia
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Bonjour

Je reprends cette année la coopérative de l'école. Alors le fonctionnement jusqu'à présent était que chaque classe gérait sa coopérative. C'est à dire chaque collègue reçoit le don des parents et gère ses dépenses qu'il tient dans un cahier de compte ( mais pas de compte bancaire par classe, un seul pour l'école). Le cahier est remis en fin d'année pour vérification et archivé. Mais en me penchant sur le sujet et en lisant le site de l'occe je m'appercois que ce fonctionnement n'est pas légal 😱. Effectivement l'argent ne rentre à aucun moment dans les caisses de la coopérative de l'école et donc n'apparaît pas sur les comptes. Il faudrait faire en fait des régies d'avance si j' ai bien compris ce qui n'était pas le cas jusqu'à présent. 

Du coup j'aurais besoin de conseils sur comment procéder. Un appel aux dons à déjà été fait dans chaque classe et les collègues et moi-même avons déjà reçu de l'argent et certaines ont même déjà commencé à dépenser...

Dois je à la rentrée demander à récupérer la totalité des sommes reçues et les redistribuer ensuite aux classes ?

Bref je suis un peu perdue quelqu'un pourrait il m'éclairer svp ? 

En vous remerciant.

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Je ne comprends pas trop, tu parles d'argent liquide ?

Voici mon fonctionnement ( que j'espère légal). J'ai un seul compte OCCE école sur lequel je verse tout l'argent récolté. Grâce à gédézeuros, logiciel gratuit de l'OCCE, je ventile sur les différentes classes comme cela chacun sait ce qu'il a et dépense à tout moment. Nous faisons le point rapidement à chaque Conseil d'école.

Je n'ai pas de caisse. L’argent liquide est déposé à la banque comme les chèques. Je garde toutes les listes justificatives des dons ou achats des parents (photos de classe par exemple) que je garde en cas de contrôle. 

J'ai par ailleurs un  autre compte "régie d'avance" sur lequel la mairie verse sa participation par élève et avec lequel nous achetons les manuels et les fournitures scolaires. Ainsi il n'y  a pas de mélange argent publique et argent privé.

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Oui je parle d'argent liquide que les collègues reçoivent en don des parents. 

En fait dans le département où je travaille ça fonctionne comme ça dans la plupart des écoles du coup je me suis jamais posée la question. Mais en fait je m'appercois que C'est pas forcément réglementaire...

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Cela signifie que tu as une caisse, ce qui est possible avec l'OCCE. Mais je trouve plus simple, surtout pour la vérification des comptes en septembre, de tout déposer sur le compte et de ne rien garder en liquide. Le plus important est de garder les listes et de justifier de toutes les entrées et sorties (et je privilégie les chèques mais ce n'est pas toujours possible avec certaines familles). Car soyons fous, on pourrait imaginer que certains ne déposent pas tout  l'argent liquide reçu, qu'ils en détournent une partie. Avec les listes c'est déjà plus compliqué, avec les chèques c'est encore plus compliqué.

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Quand tu dis les listes tu parles de la liste avec le nom des familles où figurent les montants donné ?

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Bonjour, :)

Il y a 1 heure, chafia a dit :

en lisant le site de l'occe je m'appercois que ce fonctionnement n'est pas légal

Où as-tu lu que ce fonctionnement n'est pas légal ?

Il y a 1 heure, chafia a dit :

Effectivement l'argent ne rentre à aucun moment dans les caisses de la coopérative de l'école et donc n'apparaît pas sur les comptes. Il faudrait faire en fait des régies d'avance si j' ai bien compris ce qui n'était pas le cas jusqu'à présent. 

L'argent est remis par les parents en début d'année aux enseignants, en espèces ou en chèques, mais il n'est pas nécessaire que tu récupères tout pour ensuite le reverser aux enseignants.

=> Les enseignants gardent le montant qui correspond à la régie d'avance (ils te versent le montant qui correspond aux cotisations des élèves et éventuellement quelques euros supplémentaires si cela a été décidé entre vous) et tu n'as, dans les faits, rien à leur reverser.

Tu dois simplement faire apparaître dans ta comptabilité d'école les sommes versées par les parents et les régies d'avance. Les enseignants doivent également faire apparaître dans leur cahier de comptabilité l'argent qu'ils ont reçu de la coopérative d'école.

Par exemple, pour une classe de Grande Section 3 :

1- le mandataire :

Il écrit d'abord le montant versé par tous les parents de la classe de GS3 dans sa comptabilité d'école, ce qui donne quelque chose comme :

Ligne 5 - pièce jointe 7 - Versements parents GS3 - 750,00 €

Puis il écrit la somme que l'enseignant de la classe de GS3 aura reçue de la coopérative d'école (mais dans les faits, l'argent est avec lui, car c'est à lui que les parents ont donné les sous) :

Ligne 5 - pièce jointe 8 - Régie d'avance GS3 - 600,00 €

2- l'enseignant :

Il écrit en début de sa comptabilité quelque chose comme :

Ligne 1 - Régie d'avance - 600,00 €

Evidemment, tout ça doit apparaître dans la bonne colonne. :) Je ne sais pas ce que tu utilises pour faire la comptabilité : fichier excel ? Retkoop ?

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il y a 38 minutes, chafia a dit :

Quand tu dis les listes tu parles de la liste avec le nom des familles où figurent les montants donné ?

Oui, c'est ce que je fais.

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il y a 16 minutes, André Jorge a dit :

Bonjour, :)

Où as-tu lu que ce fonctionnement n'est pas légal ?

L'argent est remis par les parents en début d'année aux enseignants, en espèces ou en chèques, mais il n'est pas nécessaire que tu récupères tout pour ensuite le reverser aux enseignants.

=> Les enseignants gardent le montant qui correspond à la régie d'avance (ils te versent le montant qui correspond aux cotisations des élèves et éventuellement quelques euros supplémentaires si cela a été décidé entre vous) et tu n'as, dans les faits, rien à leur reverser.

Tu dois simplement faire apparaître dans ta comptabilité d'école les sommes versées par les parents et les régies d'avance. Les enseignants doivent également faire apparaître dans leur cahier de comptabilité l'argent qu'ils ont reçu de la coopérative d'école.

Par exemple, pour une classe de Grande Section 3 :

1- le mandataire :

Il écrit d'abord le montant versé par tous les parents de la classe de GS3 dans sa comptabilité d'école, ce qui donne quelque chose comme :

Ligne 5 - pièce jointe 7 - Versements parents GS3 - 750,00 €

Puis il écrit la somme que l'enseignant de la classe de GS3 aura reçue de la coopérative d'école (mais dans les faits, l'argent est avec lui, car c'est à lui que les parents ont donné les sous) :

Ligne 5 - pièce jointe 8 - Régie d'avance GS3 - 600,00 €

2- l'enseignant :

Il écrit en début de sa comptabilité quelque chose comme :

Ligne 1 - Régie d'avance - 600,00 €

Evidemment, tout ça doit apparaître dans la bonne colonne. :) Je ne sais pas ce que tu utilises pour faire la comptabilité : fichier excel ? Retkoop ?

Mais les enseignants de classe, ils déposent où l'argent, sur quel compte ?

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il y a 1 minute, maolecha a dit :

Mais les enseignants de classe, ils déposent où l'argent, sur quel compte ?

Ils n'ont pas de compte bancaire pour leur coopérative de classe : ils se débrouillent pour garder l'argent et ils ne peuvent utiliser que des espèces.

il y a 42 minutes, chafia a dit :

Quand tu dis les listes tu parles de la liste avec le nom des familles où figurent les montants donné ?

Nous avons également ce genre de document. Il permet de faire le point avec les enseignants et est intégré dans la comptabilité comme pièce justificative.

Exemple :

cotisations.png

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il y a 33 minutes, André Jorge a dit :

(...)

L'argent est remis par les parents en début d'année aux enseignants, en espèces ou en chèques, mais il n'est pas nécessaire que tu récupères tout pour ensuite le reverser aux enseignants. Comment savoir ce que les enseignants ont récolté alors?

(...)

Tu dois simplement faire apparaître dans ta comptabilité d'école les sommes versées par les parents et les régies d'avance. Les enseignants doivent également faire apparaître dans leur cahier de comptabilité l'argent qu'ils ont reçu de au titre de la coopérative d'école. Sur leur seule bonne foi du coup?

En tant que parent, je ne validerais sûrement pas des comptes faits ainsi je crois. 

Ici:

1- les PE récoltent l'argent des dons parents et remplissent bordereaux chèques + listing des élève/don

2- tout est donné à la mandatrice OCCE qui calcule le total, vérifie que les dons déclarés par les PE correspondent à ce qui est indiqué sur les bordereaux, dépose tout à la banque.

3- l'argent liquide DISPARAIT (et c'est un confort sans nom). Pas de régie d'avance (un nid à ABS...)

4- Un conseil de coop est mené afin de savoir quelle somme attribuer par classe (ici, une même somme fixe pour chaque classe et un variable/élèves). Ainsi, équité ET égalité sont préservées.

4- Sur facture/ticket: la mandatrice fait des chèques de remboursement pour les PE. Si certain.e.s préfèrent ne rien sortir de leur bourse en avance, alors, ils ou elles présentent un devis.

L'objectif étant de limiter au maximum les zones grises dans lesquelles l'argent serait amené à disparaitre du circuit (par étourderie ou autre) et d'être équitable.

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il y a 3 minutes, HYPO a dit :

En tant que parent, je ne validerais sûrement pas des comptes faits ainsi je crois. 

Ici:

1- les PE récoltent l'argent des dons parents et remplissent bordereaux chèques + listing des élève/don

2- tout est donné à la mandatrice OCCE qui calcule le total, vérifie que les dons déclarés par les PE correspondent à ce qui est indiqué sur les bordereaux, dépose tout à la banque.

3- l'argent liquide DISPARAIT (et c'est un confort sans nom). Pas de régie d'avance (un nid à ABS...)

4- Un conseil de coop est mené afin de savoir quelle somme attribuer par classe (ici, une même somme fixe pour chaque classe et un variable/élèves). Ainsi, équité ET égalité sont préservées.

4- Sur facture/ticket: la mandatrice fait des chèques de remboursement pour les PE. Si certain.e.s préfèrent ne rien sortir de leur bourse en avance, alors, ils ou elles présentent un devis.

 

On procède ainsi également sur conseil du mandataire départemental de l'époque quand j'ai pris la gestion. Il hallucinait de voir que dans des écoles des PE encaissaient les chèques des parents 😅

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Il y a 1 heure, maolecha a dit :

Je ne comprends pas trop, tu parles d'argent liquide ?

Voici mon fonctionnement ( que j'espère légal). J'ai un seul compte OCCE école sur lequel je verse tout l'argent récolté. Grâce à gédézeuros, logiciel gratuit de l'OCCE, je ventile sur les différentes classes comme cela chacun sait ce qu'il a et dépense à tout moment. Nous faisons le point rapidement à chaque Conseil d'école.

Je n'ai pas de caisse. L’argent liquide est déposé à la banque comme les chèques. Je garde toutes les listes justificatives des dons ou achats des parents (photos de classe par exemple) que je garde en cas de contrôle. 

J'ai par ailleurs un  autre compte "régie d'avance" sur lequel la mairie verse sa participation par élève et avec lequel nous achetons les manuels et les fournitures scolaires. Ainsi il n'y  a pas de mélange argent publique et argent privé.

Il est ici interdit d'acheter manuels et fournitures scolaires avec l'OCCE :idontno:

LA mairie nous consacre une ligne budgétaire, on commande des livres et elle valide les devis et basta.

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il y a 2 minutes, Pablo a dit :

Il est ici interdit d'acheter manuels et fournitures scolaires avec l'OCCE :idontno:

LA mairie nous consacre une ligne budgétaire, on commande des livres et elle valide les devis et basta.

C'est interdit par l'OCCE qui n'a pas à se substituer aux manques des mairies. 

Lors du déconfinement l'OCCE avait même envoyé un mail ad hoc pour re confirmer qu'en aucun cas, gel hydroalcoolique et savons n'avaient à être pris en charge par les coop...

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il y a 34 minutes, Pablo a dit :

Il est ici interdit d'acheter manuels et fournitures scolaires avec l'OCCE :idontno:

LA mairie nous consacre une ligne budgétaire, on commande des livres et elle valide les devis et basta.

C'est interdit par la Loi.

On n'achète pas de fournitures avec l'argent de la coopérative. Sauf si on a fait un projet pour lequel on demande du matériel précis.

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il y a 57 minutes, André Jorge a dit :

Ils n'ont pas de compte bancaire pour leur coopérative de classe : ils se débrouillent pour garder l'argent et ils ne peuvent utiliser que des espèces.

Nous avons également ce genre de document. Il permet de faire le point avec les enseignants et est intégré dans la comptabilité comme pièce justificative.

Exemple :

cotisations.png

Les régies d'avance ne sont pas légalisées par la coop. On a eu un souci avec la coop et on a été reçu par une dame de l'OCCE. Les enseignants n'ont pas le droit de gérer de l'argent des parents, encore moins d'en encaisser sur leur compte perso. ( on faisait ça dans mon ancienne école). Au besoin les enseignants achètent ce dont ils ont besoin et le gérant de la coop les rembourse sur justificatif. Achat bien spécifique au bénéfice de tous les élèves. Pas d'achat de manuels, ou matériel scolaire à proprement parlé.

Ce que tu décris est de l'usage courant mais ce n'est pas autorisé par l'OCCE. Et c'est bien compréhensible. Il faut centraliser et comptabiliser l'argent que les parents donnent. On ne peut pas s'approprier de l'argent d'un parent d'élève. Cela parait aberrant. Il doit y avoir un bureau de coop avec le mandataire et un président qui mène les réunions de coop. Car chaque classe ne reçoit pas la même somme , certains reçoivent un chèque fratrie...

C'est la porte ouverte à n'importe quoi sinon. Et puis les parents ont un droit de regard sur les entrées et sorties de la coop. Normal.

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il y a une heure, André Jorge a dit :

Bonjour, :)

Où as-tu lu que ce fonctionnement n'est pas légal ?

L'argent est remis par les parents en début d'année aux enseignants, en espèces ou en chèques, mais il n'est pas nécessaire que tu récupères tout pour ensuite le reverser aux enseignants.

=> Les enseignants gardent le montant qui correspond à la régie d'avance (ils te versent le montant qui correspond aux cotisations des élèves et éventuellement quelques euros supplémentaires si cela a été décidé entre vous) et tu n'as, dans les faits, rien à leur reverser.

Tu dois simplement faire apparaître dans ta comptabilité d'école les sommes versées par les parents et les régies d'avance. Les enseignants doivent également faire apparaître dans leur cahier de comptabilité l'argent qu'ils ont reçu de la coopérative d'école.

Par exemple, pour une classe de Grande Section 3 :

1- le mandataire :

Il écrit d'abord le montant versé par tous les parents de la classe de GS3 dans sa comptabilité d'école, ce qui donne quelque chose comme :

Ligne 5 - pièce jointe 7 - Versements parents GS3 - 750,00 €

Puis il écrit la somme que l'enseignant de la classe de GS3 aura reçue de la coopérative d'école (mais dans les faits, l'argent est avec lui, car c'est à lui que les parents ont donné les sous) :

Ligne 5 - pièce jointe 8 - Régie d'avance GS3 - 600,00 €

2- l'enseignant :

Il écrit en début de sa comptabilité quelque chose comme :

Ligne 1 - Régie d'avance - 600,00 €

Evidemment, tout ça doit apparaître dans la bonne colonne. :) Je ne sais pas ce que tu utilises pour faire la comptabilité : fichier excel ? Retkoop ?

Merci pour tes précisions. J'y vois beaucoup plus clair. 

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il y a une heure, André Jorge a dit :

Ils n'ont pas de compte bancaire pour leur coopérative de classe : ils se débrouillent pour garder l'argent et ils ne peuvent utiliser que des espèces.

Nous avons également ce genre de document. Il permet de faire le point avec les enseignants et est intégré dans la comptabilité comme pièce justificative.

Exemple :

cotisations.png

Nous avons également ce document que les enseignants remplissent à chaque fois qu'ils reçoivent de l'argent.Je dois donc aussi l'intégrer dans le cahier compte de l'école c'est ça ?

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Il y a 14 heures, Pablo a dit :

Il est ici interdit d'acheter manuels et fournitures scolaires avec l'OCCE :idontno:

LA mairie nous consacre une ligne budgétaire, on commande des livres et elle valide les devis et basta.

Oui vous avez raison, c'est pour cela que que j'ai dit précédemment que nous avions un compte OCCE sur lequel on verse l'argent des parents (adhésions OCCE, dons, achat de photo...) et un autre compte trésor Publique où est versé l'argent de la mairie et avec lequel on achète manuels, fournitures. D'une part il est obligatoire de séparer argent publique et privé et on n'achète pas n'importe quoi avec le compte OCCE.

Je fonctionne comme Hypo je crois.

André Jorge, ton fonctionnement serait inenvisageable ici !

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Il y a 17 heures, chafia a dit :

Je dois donc aussi l'intégrer dans le cahier compte de l'école c'est ça ?

Oui, à un moment (en général vers novembre, quand tous ou presque tous les parents ont versé leur participation), tu fais le point avec tes collègues sur les versements des parents. Toi et les enseignants signez ces documents qui servent de pièce justificative et indiquent le montant versé par les parents pour chaque classe. Donc tu les mets dans ton cahier de comptabilité, avec les autres pièces justificatives de ta coopérative d'école (facture pour adhésion à l'OCCE, autres factures et justificatifs,...). 

J'en fais toujours une photocopie que je donne aux enseignants pour qu'ils la mettent eux aussi dans leur cahier de comptabilité de classe.

Il y a 17 heures, chafia a dit :

Merci pour tes précisions. J'y vois beaucoup plus clair. 

J'ajoute quelques infos. :) 

Toi, en tant que mandataire, tu dois récupérer le montant correspondant à la cotisation OCCE (puisque tu feras un chèque à l'OCCE pour payer l'adhésion de l'école) et éventuellement un montant que vous avez décidé ensemble de verser à la coopérative d'école. Dans mon école, ce montant et la cotisation correspondent en tout à 5 euros par élève (sur les 35 euros demandés aux parents => nous sommes en maternelle, à la Réunion et nous achetons le matériel dont nous avons besoin pour les familles).

Le reste de l'argent versé par les parents, les enseignants le gardent et le gèrent dans le cadre de leur coopérative de classe.

Si les parents règlent par chèque, cela se complique un peu puisque tu dois encaisser le chèque sur le compte bancaire de la coopérative d'école et rendre ensuite l'argent en espèces aux enseignants. En général, sur les chèques que les enseignants me remettent, je leur rend l'argent moins les 5 euros par élèves demandés.

Je ne sais pas de quel département tu es, j'ai supposé que c'était le même que moi, mais tu pourrais prendre rendez-vous avec ton OCCE pour vérifier le fonctionnement de votre coopérative. :)

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Ce qui est décrit par André Jorge est interdit par l'OCCE chez moi.

Je n'ai pas cherché de textes, mais quand on prend fonction de mandataire, on a une 1/2 journée de formation avec l'OCCE où on nous l'a précisé. 

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Il y a 21 heures, André Jorge a dit :

(...) Toi et les enseignants signez ces documents qui servent de pièce justificative et indiquent le montant versé par les parents pour chaque classe. Donc tu les mets dans ton cahier de comptabilité, avec les autres pièces justificatives de ta coopérative d'école (facture pour adhésion à l'OCCE, autres factures et justificatifs,...). 

Les enveloppes dans lesquelles les familles rendent leur don et qui doivent contenir une "carte de don" (pdf fourni par l'OCCE) indiquant nom+classe+montant+signature du PE et des parents (seule certification légale que le don reçu par le PE correspond au don fait par la famille) SONT parmi les pièces comptables et justificatives les plus importantes. Elles sont à conserver et archiver lorsque l'exercice comptable de l'année est terminé. 

En cas de contrôle de l'OCCE, ne pas pouvoir fournir ces documents est un pb.:)

(...) 

Le reste de l'argent versé par les parents, les enseignants le gardent et le gèrent dans le cadre de leur coopérative de classe.(...)

...ou de leurs dépenses personnelles. Nid à abus de bien social.

Illégal, donc. :)

 

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Hypo, lorsque les parents ne font leur dons que par chèque, la carte de don est aussi obligatoire ? J'établis une  liste par classe des chèques, signée par moi et l’enseignant et j'ajoute le duplicata remise de chèques au verso pour correspondance des sommes mais cela n'est pas suffisant ?

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Il y a 5 heures, garba a dit :

Ce qui est décrit par André Jorge est interdit par l'OCCE chez moi.

Qu'est-ce qui est est interdit exactement ?

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Le 29/10/2022 à 23:40, bab33 a dit :

Les enseignants n'ont pas le droit de gérer de l'argent des parents

Si tu as les références du texte qui le dit, je les veux bien. :)

Notre fonctionnement est celui de toutes les écoles où j'ai travaillé à la Réunion.

Les enseignants, ont payé une cotisation de 10,00 euros en début d'année et sont adhérents de l'OCCE. Ils ont parfaitement le droit de gérer de l'argent dans le cadre de leur coopérative de classe.

Par ailleurs la comptabilité des classes est intégrée à la comptabilité de l'école, et tout ça est vérifié par les parents en fin d'année scolaire.

Je ne vois pas ce qui pose problème.

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Il y a 2 heures, maolecha a dit :

Hypo, lorsque les parents ne font leur dons que par chèque, la carte de don est aussi obligatoire ? J'établis une  liste par classe des chèques, signée par moi et l’enseignant et j'ajoute le duplicata remise de chèques au verso pour correspondance des sommes mais cela n'est pas suffisant ?

Ici, oui (mais je m'interroge sur les "différences régionales" de gestion que semblent soulever ce post; c'est interessant mais je suis surprise que de telles différences existent...)

Mais ce n'est pas au mandataire de tout faire. Chaque PE:

- "fabrique" les enveloppes dons pour sa classe avec la carte de dons à remplir et signer pour les parents (qu'il contresignera au retour du don et rendra en fin d'année - si 2 campagnes de dons- au mandataire)

- remplit sa liste des chèques reçus (nom élève, montant) ainsi qu'un tableau complet (dons espèces+chèques = total reçu) pour sa classe

Le site de l'OCCE 75 (ici) propose pas mal de pdf à photocopier pour tous ces docs. Rien n'est à fabriquer (sauf si on le veut;-)

Capture d’écran 2022-10-31 à 15.46.27.jpg

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Il y a 18 heures, André Jorge a dit :

Si tu as les références du texte qui le dit, je les veux bien. :)

Notre fonctionnement est celui de toutes les écoles où j'ai travaillé à la Réunion.

Les enseignants, ont payé une cotisation de 10,00 euros en début d'année et sont adhérents de l'OCCE. Ils ont parfaitement le droit de gérer de l'argent dans le cadre de leur coopérative de classe.

Par ailleurs la comptabilité des classes est intégrée à la comptabilité de l'école, et tout ça est vérifié par les parents en fin d'année scolaire.

Je ne vois pas ce qui pose problème.

VOUS Le reste de l'argent versé par les parents, les enseignants le gardent et le gèrent dans le cadre de leur coopérative de classe.

https://ad974.occe.coop/uploads/41_D3A12/Légal ou illégal.pdf

OR : Tout argent des parents doit transiter par la coop. Entre autre...

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Mais André Jorge dit bien qu'il intègre l'argent des familles dans les comptes de l'école. Quand il dit que les enseignants gardent l'argent c'est une façon de parler car dans les faits l'argent n'est pas déposé sur le compte bancaire mais il est inscrit sur le cahier compta de coop d'école 

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Et bien l'argent devrait être d'abord mis sur le compte bancaire avant d'être redistibué en régie d'avance équitablement. Pour centraliser les dons.

Après vous faites bien comme bon vous semble.

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Il y a 18 heures, chafia a dit :

Mais André Jorge dit bien qu'il intègre l'argent des familles dans les comptes de l'école. Quand il dit que les enseignants gardent l'argent c'est une façon de parler car dans les faits l'argent n'est pas déposé sur le compte bancaire mais il est inscrit sur le cahier compta de coop d'école 

C'est là le souci, l'argent n'est jamais sur le compte bancaire. 

Ici les comptes sont vérifiés à partir des relevés bancaires, tout doit être justifié à partir de ça (pièces justificatives numérotées selon l'ordre des sommes dépensées sur le relevé de la banque). Tout l'argent, espèces ou chèque, doit obligatoirement transiter par le compte en banque pour laisser une trace. 

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